엑셀 자동화 업무 프로그램, 문서 및 양식

(강하넷) www.kangha.net  기록관리지침서 이 절차서는 당사 품질, 환경 기록의 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 문서화된 절차를 규정함으로써 품질, 환경기록  관리의 효율성을 기하는데 그 목적이 있다 ① 파일분류 체계표 작성 대분류, 중분류, 소분류, 보조분류로 나눔 ② 보존년한 보존년한의 종류, 보존년한의 기산 ③ 파일링 작업대상 선정 형태별 작업요령으로 분류(개인자료, 진행중인 문서) ④ 문서번호 부여 대외발송 문서번호 부여 문서 수발신대장 작성 ⑤ 파일의 작성 파일의 사용방법, 파일의 사용기간, 파일의 설정 ⑥ 기록의 보관 기록보관대상 설정, 기록의 색인실시 ⑦ 문서의 이관 및 보존 파일이관대장 작성 보존년한 별도 기록관리 ⑧ 폐기 파일폐기대장 작성 2. 용어의 정의 1) 품질기록 당사의 문서와 고객의 도면, 사양서 및 법규, 규격 등에서 요구한 사항을  이행한 결과의 기록물을 말한다. 2) 보관 기록을 문서고로 이관시켜 보존하기전까지 해당부서의 사무실에 비치하고  열람 및 유지, 관리하는 것을 말한다. 3) 보존 일상적인 열람의 필요성은 없어졌으나 곧 폐기할 수 없는 기록을 문서고로  이관하여 정리, 격납해 두는 것을 말한다. 4) 폐기 보존연한이 경과한 품질, 환경기록을 소각 또는 세단(찢기)하는 행위를 말한다. 3. 세부 업무절차 1) 파일분류 체계 경영지원팀장은 다음과 같은 기준에 의거 '파일분류체계표'(Q302-01)를  작성후 각 부서에 배포하고 각 부서장은 파일분류체계표에 준하여 기록을  분류, 파일링한다.  (1) 파일분류체계: 10진식  효율적으로 기록을 정리정돈하고, 공유화를 제고시키기 위해 해당 문서/자료와  연계되는 업무 및 기록을 체계적으로 분류한 것으로 대분류, 중분류, 소분류의   전사공통 표준분류와 보조분류로 구분하는 것을 원칙으로 한다.  (2) 대분

(강하넷) www.kangha.net 부 서 명 　 파일(기록) 관리대장 작 성 검 토 승 인 작성일자 　 쪽 수 / 　 대분류명 　 중분류명 소분류명 (파일명) 파일 보존년한 문서 위치 담당자 코드 코드 사용 사무실 보 관 문서고 보 존 폐기 년도 기간