엑셀 자동화 업무 프로그램, 문서 및 양식

  제 1 조 ( 적용범위 ) 이 지침서는 교육 / 행정 부문의 모든 문서를 일정한 기준에 따라 조직적이고 체계적으로 정리하여 필요한 정보를 적절히 보유하고 적시에 효율적으로 활용하기 위한 FILING SYSTEM 의 방법과 내용에 대하여 규정한다 .   제 2 조 ( 목적 ) 교육 / 행정 부문에서 사용되는 문서를 체계적으로 정리 . 보관 . 이관 . 보존 . 폐기함으로서 효율적인 문서관리를 통하여 교육 . 행정서비스 품질시스템의 효과적인 운영을 도모하는 것을 그 목적으로 한다 .   제 3 조 ( 책임과 권한 ) ① 관리부서장 문서관리 점검 및 관리기준의 승인 ② 관리책임자 문서관리 점검 및 관리기준 설정 ③ 관련부서장 1, 문서관리 담당자 지정 2, 기밀문서 관리 ④ 관리부서장은 총무처장 , 관리책임자는 총무과장 , 관련부서장은 해당부서장을 말 한다 .   제 4 조 ( 업무절차 ) ① 문서정리방법 문서정리 방법은 문서상자 및 개별홀더를 이용하는 BOX 식 FILING SYSTEM 을 기본으로 한다 . ② 문서분류체계 문서분류체계는 교육 / 행정서비스 업무활동의 내용과 흐름을 중심으로 한 기능분류 방식으로 1 차분류 /2 차분류 /3 차분류 / 파일분류의 4 단계로 분류한다 . ③ 문서분류코드 1. 문서분류코드 (1 차 -2 차 -3 차 - 파일번호 ) 는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이다 . 2. 파일명칭이 같다면 코드는 항상 동일하며 생산년도 / 문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철할 경우에는 분철기준을 파일명칭 뒤에 ( ) 를 사용하여 표기한다 .   ④ 문서파일명칭 1. 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 그 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고 한번 제정된 표준 파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다 . ⑤