엑셀 자동화 업무 프로그램, 문서 및 양식

기록관리절차서 1. 목적 본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의 충족정도를 나타내기 위함이다. 2. 적용범위 본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 ‘기록’이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다. 3. 용어의 정의 3.1. 품질 기록 품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다. 3.2. 보존/보존년한 “보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다. 3.3. 이관 보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다. 4. 책임과 권한 4.1. 각 부서장 1.1.1. 4.1.1. 업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리 4.1.2. 기록별 보관기간 및 보존기간을 결정할 책임과 권한 4.1.3. 보존기간이 경과된 기록의 처분할 책임과 권한 5. 업무절차 5.1. 파일링 기록 1.1. 5.1.1. 보관관리 (1) 파일의 표지에 다음과 같은 내용을 표시한다. ① 기록제목 ② 파일 작성일자 ③ 보관부서명 (2) 파일링의 크기는 A4를 원칙으로 한다. (3) 편철은 좌철을 원칙으로 하나 상철도 할 수 있다. (4) 파일링 순서는 신규 발생 기록이 위에 오도록 편철한다. (5) 파일링의 크기와 색깔은 제한을 두지 않는다. (6) 보관기간은 별도로 설정하지 않으나 부서장의 재량에 따라 보관기간을 설정할 수 있으며 보존의 시점까지로 한다. 단, 월별로 작성되는 파일의 기록은 1년간 보관한다. 1.1.1.1. 5.1.2. 보존관리 (1) 파일링 기록의 보존창고는 별도로 두지 않고 각 부서별로 관리한다. (