파일링시스템관리지침서

 

제 1 조 (적용범위)

이 지침서는 교육/행정 부문의 모든 문서를 일정한 기준에 따라 조직적이고 체계적으로 정리하여 필요한 정보를 적절히 보유하고 적시에 효율적으로 활용하기 위한 FILING SYSTEM의 방법과 내용에 대하여 규정한다.

 

제 2 조 (목적)

교육/행정 부문에서 사용되는 문서를 체계적으로 정리. 보관. 이관. 보존. 폐기함으로서 효율적인 문서관리를 통하여 교육. 행정서비스 품질시스템의 효과적인 운영을 도모하는 것을 그 목적으로 한다.

 

제 3 조 (책임과 권한)

① 관리부서장

문서관리 점검 및 관리기준의 승인

② 관리책임자

문서관리 점검 및 관리기준 설정

③ 관련부서장

1, 문서관리 담당자 지정

2, 기밀문서 관리

④ 관리부서장은 총무처장, 관리책임자는 총무과장, 관련부서장은 해당부서장을 말 한다.

 

제 4 조 (업무절차)

① 문서정리방법

문서정리 방법은 문서상자 및 개별홀더를 이용하는 BOX식 FILING SYSTEM을 기본으로 한다.

② 문서분류체계

문서분류체계는 교육/행정서비스 업무활동의 내용과 흐름을 중심으로 한 기능분류 방식으로 1차분류/2차분류/3차분류/파일분류의 4단계로 분류한다.

③ 문서분류코드

1. 문서분류코드(1차-2차-3차-파일번호)는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이다.

2. 파일명칭이 같다면 코드는 항상 동일하며 생산년도/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철할 경우에는 분철기준을 파일명칭 뒤에 ( )를 사용하여 표기한다.

 

④ 문서파일명칭

1. 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 그 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고 한번 제정된 표준 파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

⑤ 전교공통문서의 FILING

1. 전교 공통문서 파일은 분류체계. 분류코드. 파일명칭. 보존연한 등이 전교적으로 확정된 것이므로 임의적 변경은 불가하다.

2. 전교 공통문서의 종류와 내용에 대해서는 따로 정한다.

⑥ 색상라벨의 사용

1. 효과적인 문서검색 도모를 위하여 문서상자와 홀더에는 분류체계별로 각각 지정된 색상의 라벨을 사용하여야 한다.

2, 전교 공통문서의 색상라벨 사용에 대해서는 따로 정한다.

⑦ 이관문서의 정리

1, 이관대상 문서 역시 문서분류체계에 따라 재 편철하여 정리하여야 한다.

2, 이관문서의 문서분류체계 및 FILING 용품 사용방법은 따로 정한다.

⑧ 보존문서고 관리

1, 보존문서고는 모든 보존가치가 있는 문서 및 기록들을 관리하기 위한 지정된 장소이다.

2, 보존문서고의 문서배치는 문서의 량에 따라 부서별로 구획을 정리하여 유지관리 한다.

3, 보존문서고에 보존된 문서 및 기록을 열람하고자 할 때는 관리책임자에게 대출 및 열람신청을 하고 승인을 득한 후 열람 및 대출한다.

4, 관리책임자는 보존기간이 만료된 문서 및 기록을 매년 1회 보존 의뢰부서에 처분여부를 확인하고 문서를 파기 또는 소각한다.

5, 보존문서고의 구체 관리 방법은 따로 정한다.

제 5 조 (기록/보관)

파일링시스템 기록은 품질기록관리 절차서에 따라 품질기록으로 유지한다.

 

제 6 조 (관련표준 문서)

① 품질기록관리 절차서 (QP-430)

② 문서규정 (DD-05)

 

 

♣ E-mail : kangha@daum.net ♣ 파일의 다운로드는 www.kangha.net을 참조하시기 바랍니다.