문서보존규정

 

제1조(목적)이 규정은 강하넷(이하 "회사"라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관, 보존, 폐기의 기준과 절차를 정하여 문서처리의 신속성과 정확성을 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)회사의 각종 문서의 보관 및 보존 등에 관하여는 법령 및 본 회사의 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)이 규정에서 정하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1."문서"라 함은 본 회사가 대내․외적으로 업무상 작성 시행하거나 접수한 모든 문서(그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 , 전자문서 등의 특수매체기록 포함)를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. 보관: 문서를 처리․완결한 날이 속하는 학년도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다.

5. 이관: 처리과의 보관기간이 지난 문서를 문서고에 보존하기 위하여 문서과에 인계하는 것을 말한다.

6. 보존 : 이관된 문서를 소정의 보존 기간동안 보존하는 것을 말한다.

7. 보존연한 : 보관기간과 보존기간을 합산한 기간을 말한다.

8. 갱신 : 사무실내에 항상 보관하는 문서로서 수시로 내용이 변경․갱신되는 것을 말한다.

9. 폐기 : 보존연한이 지난 문서를 소정의 절차에 의해 폐기하는 것을 말한다.

제4조(문서의 보관 및 보존연한)①문서의 보관기간은 1년을 원칙으로 한다.

②문서의 보존연한은 다음 원칙에 따라 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 갱신으로 구분한다.

1. 영구

㉮역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

㉯교무위원회의 심의나 기획위원회의 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구보존할 필요가 있는 문서

㉰법규 문서 중 공포 원본 문서

㉱대규모 시설 또는 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서

㉲그 밖의 문서로서 영구 보존할 필요가 있는 문서

3. 10년

㉮일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고 문서로 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

㉯각종 인․허가 및 면허등에 관한 원본문서

㉰기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5년

㉮예․결산 및 회계관계 증빙 문서

㉯각종 감사관계 문서

㉰그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3년

㉮각종 증명서의 발급 관계 문서

㉯단기적 업무계획 관계문서

㉰그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1년

㉮당직명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서

㉯부서간의 단순한 자료연구, 업무연락,통보, 조회 등을 위한 문서

㉰기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순.경미한 내용의 문서

②문서분류체계별 보존연한은 별표 1과 같다.

제5조(기산)보존연한은 생산/발생 연도의 다음학년도 3월 1일부터 기산한다.

제 2 장 문서의 편철 / 보관

 

제6조(문서의 편철)문서의 편철은 다음의 원칙에 의한다.

1. 문서분류체계

㉮ 문서분류체계는 1차분류(행정기능), 2차분류(독립업무), 3차분류(세부업무), 파일분류의 4단계로 분류하며, 고유코드를 부여한다.

㉯ 2차분류 "0"(전교공통)의 경우, 모든 부서가 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 한다.

2. 문서분류코드

㉮ 문서분류코드는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이며, 문서분류체계상의 확정된 코드를 사용한다.<별표 2참조>

㉯ 문서분류코드는 파일명칭이 같으면 작성년도에 관계없이 동일하며, 작성시점/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철한 경우에는 분철기준을 파일명칭뒤에 “( )”를 사용하여 표기한다.

3. 파일명

㉮ 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고, 제정된 표준파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

㉯ 대학/대학원은 표준화로 설정한 표준파일명칭을 사용한다.

㉰ 대등한 단어의 나열이나 병렬적 개념의 용어조합은 "/"로 표기한다.

 

4. 공통문서

㉮ 각 부서의 공통문서는 전교공통분류체계를 적용하여 편철한다. <별표 3 참조>

㉯ 공통문서 파일의 분류체계, 코드, 파일명칭, 보존연한 등은 임의적으로 변경할 수 없다.

㉰ 전교공통 분류체계의 경우 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 하나, 내용이 각 부서의 고유업무에 해당하는 경우에는 고유업무에 해당하는 분류체계를 사용한다.

㉱ 공통문서에 정의되어 있지 않으며, 고유업무도 아닌 성격의 파일은 각 부서에서 임의로 “51”코드부터 부여할 수 있다.

제7조(문서의 보관)

①문서보관은 문서상자와 개별홀더 사용을 원칙으로 한다.

②홀더 기재방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 파일명칭 : 문서작성연도와 표준파일명칭을 기재한다.

2. 보존연한 : 보존연한을 기재하되, 사무실과 문서고 보존기간을 구분하여 기재한다.

3. 파일위치(사무실) : 서가번호와 단번호를 기재한다.

4. 파일위치(문서고) : 공란(문서이관 후 총무과에서 기재)

5. 파일정보 : 대내비 또는 대외비로 구별하여 기재한다.

6. 작성기간 : 파일 편철내용이 1년을 초과하는 경우 시작연도와 종결연도를 기재한다.

③문서상자 기재 방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 최상단 : 보관문서

2. 상단 : 분류코드 및 분류명 기재

3. 중단 : 파일명 기재

4. 하단 : 서가번호/단번호/부서명 기재

제8조(특수문서의 보관) 보관철에 합철하기가 곤란한 문서는 특수규격문서관리대장에 기재하고 별도로 관리한다.

제 3 장 이관 및 보존

 

제9조(문서의 이관)①각 처리과의 보관기간이 끝난 문서중 문서고에 보존하여야 할 문서는 이관문서목록 2부를 작성하여 1부는 해당부서에서 보관하고 1부는 문서(이관문서 파일용품 사용, 특수규격문서는 특수문서 관리대장 사본 동봉)와 함께 문서과로 인계한다.

②문서과에서는 인계된 문서의 편철상태(분류체계에 따라 재편철), 보존기간 등을 점검한 후 총장의 승인하에 문서고에 보존한다.

제10조(보존)①모든 문서는 부서별, 분류체계별, 보존기간별, 연도별로 보존하여야 한다.

②처리과와 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장을 기록 비치하여야 한다.

③비밀문서의 보존에 관한 사항을 따로 정한다.

제11조(특수규격문서의 보존)특수규격문서는 문서과에서 표면에 특수규격문서의 표시인을 날인한 후 해당 항목을 기재한 다음 보존한다.

제12조(보존기간 변경)각 부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 총무처장의 협의하에 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

1. 정책이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장 할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 있는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

제13조(문서의 마이크로필름 수록)①문서의 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 촬영문서 목록대장에 기재하고 문서과에서는 촬영 지시서를 작성하여 촬영책임자를 지정한 후 마이크로필름에 수록하여야 한다.

②필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 마이크로필름 촬영 필인을 날인하여야 한다.

③문서과는 마이크로필름 기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록유지하여야 하며, 필름문서는 해당문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

④문서과에서는 선정된 촬영책임자에 의한 문서유출 등의 사례가 없도록 보안에 유의하여야 하며 촬영책임자가 외부인일 경우는 일정한 계약을 체결하여 촬영하여야 한다.

⑤필름의 관리에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.

제14조(점검 등)문서과에서는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하고 경보시스템 설치 및 소독 등 문서의 안전한 보존을 위한 조치를 취하여야 한다.

 

제 4 장 대여 및 열람

 

제15조(문서의 대출)①문서고에 보존중인 문서는 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하고 대출할 수 있다.

②대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때는 그 기간을 갱신하여야 한다.

제16조(문서의 열람 및 복사)①각 부서의 장은 필요한 경우 보존문서의 열람이나 복사를 문서과에 요청할 수 있으면 문서과는 특별한 경우를 제외하고는 이를 허락하여야 한다.

②교직원이 아닌자가 문서고에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 문서과는 그 사유의 타당성을 검토하여 총장의 승인을 받아 처리하여야 한다.

제 5 장 폐 기

 

제17조(회사내문서의 폐기)회사내문서중 시행문은 문서생산부서에서 보존하고 관련부서장은 그 문서를 처리․완결한 후 폐기할 수 있다. 다만, 2001년 3월1일 이후에 생산된 문서는 문서관리시스템에서 폐기 처리한다.

제18조(보존기간 경과문서 폐기)①보존기간이 끝난 문서는 문서과에서 보존문서기록대장또는 특수 규격문서 관리대장에 폐기일자를 기입한 후 문서생산부서장의 합의하에 폐기하여야 한다.

②폐기되는 문서에는 폐기인을 날인하여야 한다.

제19조(재생)폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 재외하고는 재생하여 활용할 수 있도록 한다.

 

<별표 1> 문서분류 및 보존연한

1차분류	2차분류	3차분류	파일내용	보존연한	비고
0 ○○행정	00 전교공통	001 문서	∙보유문서리스트 ∙문서수발신대장 ∙대내외문서접수/발송(접수) ∙대내외문서접수/발송(발송)	갱신 1 1 1
		002 서무	∙예산요구/예산운영 ∙의뢰/신청서 ∙규정 ∙회의자료 ∙통계/현황 ∙출장/교육/휴가/근태 ∙업무인수인계 ∙비품대장 ∙직인대장 ∙우편물등기대장 ∙주차증발급대장	3 1 갱신 3 3 3 3 갱신 5 1 1
		003 대학발전	∙대학평가/부서평가 ∙교육개혁	3 3
		004 정보/자료	∙간행물/홍보물	갱신

 

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