문서관리 및 자료관리규정

 

1. 적용범위

본 규정은 당사 품질경영시스템의 효율적 시행을 위한 품질문서(이하 “사내표준”이라한다)

및 외부출처문서 자료의 제정에서부터 폐기까지의 관리 업무에 적용한다.

 

 

2. 목 적

본 규정은 품질경영시스템의 문서 및 외부출처문서가 올바르게 작성되고 제정, 개정, 배포, 활용, 보관 및 폐기 등의 관리절차를 규정하므로 써 업무가 효율적으로 운영, 유지, 수행

할 수 있도록 하는 데 그 목적이 있다.

 

3. 용어의 정의

3.1 사내 표준

생산활동 및 업무관리에 대한 전반적인 내용을 합리적이고 효율적으로 운영하기 위하여

최소한의 필요한 사항을 단순화, 통일화를 목적으로 작성된 문서를 말하며 품질 경영

메뉴얼, 규정, 지침 등을 말한다.

 

3.2 품질 경영 매뉴얼

품질 방침을 기술하고 품질경영시스템을 요약 서술한 문서로서 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000의 품질에 대한 요구사항을 충족시킬 수 있도록 품질에 관련된 조직

활동의 책임과 권한을 기능별로 기술한 문서를 말한다.

 

3.3 규 정

경영의 기본조직 및 주요업무의 운영체계에 대한 범위, 목적, 책임과 권한, 방법, 절차

등을 문서화한 표준을 말한다.

 

3.4 지 침

작업표준서, 검사기준서, QC공정도등과 같이 제품 생산업무를 하기위한 세부적인 사항을

문서화한 표준을 말한다.

3.5 문 서

고객요구사항을 포함한 당사의 품질방침 및 목표를 달성하기 위한 품질경영시스템을 기술한 것으로 업무에 활용하는 서류, 컴퓨터 DATA, 사진자료 등 모든 형태의 것을

말한다.

 

 

강하넷	문서관리 및 자료관리규정	문서 번호	DHEQP-01
		개정 일자	2005. 04. 28
		개정 번호	1
		페 이 지	3/9

3.6 외부출처문서(자 료)

법률, 외국규격, 각종 참고서적, 기술서 고객제공도면 등으로 당사의 품질경영시스템에

영향을 미칠 수 있는 문서로써 등록하고 활용되는 것으로 사외표준이라 한다.

 

3.7 관리본

사내표준이 개정, 폐기되는 경우에 항상 최신본을 유지하며, 구본에 대한 회수 및 폐기

되어야 하는 문서를 말한다.

 

3.8. 비 관리본

사내표준이 개정, 폐기되더라도 최신 개정본 유지와 구본에 대한 회수 및 폐기에 대한

책임을 갖지 않는 문서를 말한다.

 

4. 책임과 권한

4.1 품질경영 대리인(이 사)

4.1.1 사내표준의 제. 개정 접수

4.1.2 사내표준의 등록, 배포 및 회수, 폐기관리

4.1.3 양식의 등록 및 유지관리

4.1.4 외부출처문서(자료)의 등록, 배포관리

 

4.2 각부서장

4.2.1 해당 사내표준 제. 개정시 초안작성 및 승인의뢰

4.2.2 배포된 사내표준의 활용, 보관 및 유지관리

4.2.3 배포된 사내표준의 숙지, 교육이행 및 이력관리

 

5. 업무 절차

5.1 문서의 작성

5.1.1 문서는 경영자의 지시, 새로운 업무 및 제조를 실시 및 필요한 표준이 없을 때

작성한다.

5.1.2 품질경영 메뉴얼, 규정 작성 시 적용범위, 목적, 용어의 정의, 책임과 권한, 업무절차 및 기록 및 보관, 관련규정, 첨부의 사항 순으로 작성한다.

5.1.3 사내표준 작성시 알기 쉽도록 표현하여 작성한다.

5.1.4 사내표준 작성시 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000 의 최소한의 요건이 배제되지 않도록 작성한다.

5.1.5 사내표준 작성시 사내등록된 양식을 활용하여 작성한다.

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		페 이 지	4/9

 

5.2 사내표준 문서번호 부여

5.2.1 품질경영메뉴얼

   DHE - QM - 9001

KS A 9001 / ISO 9001: 2000규격의 약호

QUALITY MANAGEMENT MANUAL 의 약자

회사상호의 약자

 

5.2.2 규 정

   DHE - QP - 01

규정 발생 일련번호 ( 01 ~ 99 )

QUALITY PROCEDURE 의 약자

회사상호의 약자

 

5.2.3 지침 및 기타문서의 문서번호 또는 관리번호의 부여는 해당문서별로 일관성 있게

부여하여 관리한다.

 

5.3 외부출처문서(자료) 관리번호 부여

외부출처문서는 아래 관리번호를 부여하여 식별표시를 하여 관리한다.

 

자료 등록번호 부여

   　　 - D 　　 - 　　　

일련번호 (예 : 001-999)

연 도(예 : 2000년 → 00 끝두자리수)

DATA 의 약자

부서명(조명부 → 조명)

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

5.4 검토 및 승인

문서는 배포전에 검토되고 승인되어야 한다

구 분		작 성	검 토	승 인
사내표준	품질경영메뉴얼	대 리	이 사	사업소장
	규 정	해당부서장
	지 침 (표준서,기준서,공정도)	해당부서장
사외표준	외부출처문서(자료) (법규,규격,고객제공도면등)	이 사

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		개정 번호	1
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5.5 등 록

5.5.1 승인을 득한 사내, 사외표준은 문서관리 주관부서에서 원본을 유지관리 하여야 한다.

 

5.5.2 문서관리부서는 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준 관리대장(양식6)에

표준을 등록하여 사내, 사외표준의 관리현황을 최신상태로 유지하여야 한다.

(단, 고객이 전산상(ex:e-mail)으로 보낸 DATA는 BBT 실정에 맞게 가공하여 CD에

저장하고 일련 NO를 부여 등록관리한다.)

 

5.6 배 포

5.6.1 문서관리 부서는 등록된 사내, 사외표준에 대하여 문서가 필요한 장소에 활용토록

배포처를 결정하고 관리본에 한하여 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준

관리대장(양식6)에 배포처, 수령자 확인후 배포한다.

5.6.2 문서배포의 경우가 발생할 경우 문서 갑지에 붉은색의 “관리본” 고무인을 날인하여

식별한후 배포한다.

5.6.3 고객이나 타부서에서 참조용으로 배포요청시 “비 관리본” 고무인을 날인하여 식별한

후 배포한다.

5.6.4 관리본의 직인이 검은색이나 복사된 문서는 모두 “비 관리본” 으로 본다.

 

 

5.7 효력 발생

5.7.1 사내, 사외표준의 효력 발생 시점은 사내, 사외표준의 승인이 완료되어 문서

관리부서에 등록이 된 후 배포됨으로써 효력이 발생한다.

5.7.2 “관리본” 이라는 직인이 찍힌 사내, 사외표준만 업무에 적용한다.

 

5.8 개 정

5.8.1 사내, 사외 표준의 개정시 개정 절차는 5.4항의 절차와 동일하며 동일조직에서 변경함을 원칙으로 한다.

5.8.2 사내, 사외표준의 개정시 그 사유는 작성 부서에서 개정이력 부분에 기술하고 필요시

변경의 근거가 되는 자료를 첨부하여 승인을 의뢰한다.

5.8.3 문서의 변경부분을 우사체로 표기하여 변경상태를 식별한다.

5.8.4 단순 오타의 수정이나 탈자의 삽입 및 일부 문맥을 수정하더라도 업무를 수행함에

있어 변화가 없다면 개정으로 보지 않는다.

5.9 폐 기

5.9.1 사내, 사외표준의 효력상실 발생시 원본은 문서관리 부서에서 “폐지”라는 식별표시를 하여 별도의 파일에 유지 관리하고 배포된 경우 해당 문서는 문서관리 부서에서 회수하여 파기한다.

5.9.2 사내, 사외표준의 폐기 승인권자는 문서 승인권자로 한다.

(단, 문서의 개정, 통합, 분리등의 사유로 구문서를 폐기할 경우 별도의 승인없이

폐기한다)

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		개정 일자	2005. 04. 28
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5.10 반 출

문서의 사외반출은 해당 부서장의 승인을 득한후 비 관리본임을 표기한 후에 반출한다.

 

5.11 유지 관리

5.11.1 모든 문서들은 파일링 하여 파일하고 보관되어 지도록 한다.

5.11.2 문서 관리 부서에서는 사내, 사외표준에 대해 항상 최신상태로 기록하고 유지한다.

5.11.3 문서는 외부의 환경요인 등에 손상이 없고 식별이 용이하도록 지정된 장소에

보관한다.

 

 

 

 

 

5.12 대외문서 수/발신관리

5.12.1 대외로 수/발신되는 모든 문서는 수/발신시 문서 수/발신 도장을 날인하고 대외문서 수/발신관리대장(양식5)에 기록한후 수/발신 한다.

5.12.2 문서 수/발신 담당자는 문서 수/발신 원본 또는 사본을 해당 파일에 편철하여 관리한다.

 

5.13 양식 관리

5.13.1 사내에서 활용되는 모든 양식은 해당부서에서 제.개정을 실시하여 사용하나 제.개정시

반드시 등록하고 활용하여야 한다.

5.13.2 이사는 사내에서 활용되는 모든 양식을 파악하여 양식등록 관리대장

(양식7)에 기록, 제.개정 현황을 관리하여 비표준양식이 활용됨을 방지하여야

한다.

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5.13.3 양식번호 부여방법

   DHEQ P - 04 - 0 1 (Rev. 0) 개정번호

양식 일련번호(예 : 01~99)

관련규정 표시

FORMAT 의 약자

6. 설계 관리

6.1 설계 계획

설계계획은 계약전 고객의 요구사항이 확정될 때 까지의 전 단계를 일정 계획으로

영업담당이 작성 관리 한다

6.2 설계 입력

설계자는 설계 입력시 다음사항에 대하여 입력검토 한다.

6.2.1 기능 및 성과 요구사항

6.2.2 적용되는 법규 및 규제요구사항

6.2.2 이전의 유사설계로부터 도출된 정보

6.2.3 설계에 필수적인 기타요구사항

6.3 설계 출력

설계출력은 제안서 또는 도면이나 시방서등으로 출력되며 설계자는 이들의문서가 배포전에

승인되고 다음사항을 만족하는지 확인한다.

 

 

강하넷	문서관리 및 자료관리규정	문서 번호	DHEQP-01
		개정 일자	2005. 04. 28
		개정 번호	1
		페 이 지	2/9

 

6.3.1 설계입력에대한 요구사항을 충족할 것.

6.3.2 구매,설치,서비스 제공을 위해 적절한 정보를 제공할 것.

6.3.3 검사기준이나 판정기준을 포함하거나 인용할 것

6.3.4 안전하고 올바른 사용에 필수적인 제품의 특성을 규정할 것.

6.4 설계검토 및 검증

설계검토는 설계단계가 잘 이루어지는지 관련부서장이 모여 검토하는 것이며, 설계

검증은 설계입력 요구사항을 충족시킨다는 것을 보장하는 것으로서 설계검토 및 검증은

설계 검토 및 검증서(양식8)에 설계담당 및 관련부서장이 같이 행 한다

6.5 설계 타당성 확인

설계타당성 확인은 고객에게 인도하기 전에 실시하며, 이타당성확인은 특성이나 기능

평가로 행하며 이 기록은 전기부/설비부 부서장이 적성한다.

6.6 설계 변경관리

설계변경은 계약전이나 계약후에 발생하는 사항으로서 설계변경시에는 해당문서에 필히

변경하고 관련자에게 필히통보하여야 한다.또함 설계변경검토시에는 구성되는 부품 및

이미 인도된 제품에대한 영향평가도 포함되어야 한다.

 

7. 기록보관

NO	양 식 명	양식번호	보관부서	보유기간
1	사내표준양식 갑지 A	DHEQP-1-01		-
2	사내표준양식 갑지 B	DHEQP-1-01		-
3	사내표준양식 을지	DHEQP-1-02		-
4	사내표준 관리대장	DHEQP-1-04		영구
5	대외문서 수.발신관리대장	DHEQP-1-05		2년
6	사외표준 관리대장	DHEQP-1-06		영구
7	양식등록 관리대장	DHEQP-1-07		영구
8	설계 검토 및 검증서	DHEQP-1-08		2년

 

 

8. 관련규정

7.1 품질기록 관리규정 (DHEQP-02)

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