1. 목적
본 규정은 강하넷(이하 “당사”라 한다)의 품질기록의 식별, 색인, 보관, 유지 및 폐기에 관한 절
차를 수립하고 관리하는 것을 목적으로 한다.
2. 적용범위
본 규정은 당사의 품질시스템에 영향을 미치는 모든 품질기록의 작성, 수정, 색인, 분류, 보관, 유지
폐기에 대한 전반적인 업무절차에 적용한다.
3. 용어의 정의
3.1 품질기록
관리를 요하는 기록으로서 검사기록, 시험기록, 보고서, 외주업체의 품질기록, 자격증관련 기록
등과 같이 품질에 영향을 미치는 요인의 활동 과정에서 생성 완결된 기록이거나 품질경영업무
수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며 이러한 품질기록류는 각종관련 사내표준에
명시되어 양식으로 등록되어 있어야 한다.
3.2 보존년한
문서의 발생일로부터 폐기시까지의 기간을 말하며, 시행후 1년, 3년, 5년, 영구로 나눈다.
4. 책임과 권한
4.1 작성부서
품질기록의 작성과 승인후 관련부서에 사본 배포 및 원본의 관리.
4.2 관련부서
4.2.1 품질기록 사본의 접수.
4.2.2 접수 검토된 품질기록의 화일링.
5. 품질기록의 종류
품질기록은 품질시스템의 각 사내표준에 명시되어 있는 대로 실시된다.
6. 품질기록의 성립 및 효력 발생
품질기록은 품질시스템의 다른 규정에서 정한 경우를 제외하고 승인권자의 결재로서 성립되고
관련부서에 도달함으로서 효력이 발생된다.
7. 품질기록의 작성과 수정
7.1 작성
7.1.1 품질기록의 작성은 도면, 통계표, 전표, 증빙서류, 기타 특별히 정한 경우를 제외하고는 A4
용지 사용을 원칙으로 한다.
7.1.2 품질에 관련된 기록을 효과적으로 운영하기 위해 작성된 품질기록은 읽기 쉽고, 기재내용
(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)
DQP - 16 - 01
|
페 이 지
|
3 OF 6
| |
품질기록 관리 절차서
|
개정일자
|
99.07.01
| |
REV.
|
0
| ||
강하넷(주)
|
이 명확해야 한다.
7.1.3 품질기록의 작성은 적절한 통계적 기법을 사용할 수 있다.
7.1.4 작성된 품질기록은 승인권자의 결재로서 모두 기록되어진 것으로 간주되며 이러한 기록에
는 작성자와 승인자의 서명 및 날인등이 식별되어야 한다.
7.2 수정
품질기록을 수정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.
7.2.1 품질기록 수정은 연필이 아닌 볼펜, 프러스펜 등의 필기구를 사용하여 수정을 요하는 부
위에 두줄을 긋고서 수정자의 서명 또는 날인후 변경된 내용을 기재한다.
7.2.2 품질기록의 수정은 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다.
7.2.3 품질기록의 수정 부위에 흰색 수정액을 도포하여 내용을 삭제하지 않는다.
7.2.4 내용상 변경이 없는 기록 사항 및 오자. 탈자의 기록 등은 수정액을 사용할 수 있다.
8. 품질기록의 화일링
8.1 품질기록 검색의 신속화와 업무공백의 최소화, 부서간 업무협조 활성화 및 사무환경의 개선
을 위한 차원에서 품질기록 기능상 분류체계에 따라 품질기록을 화일링한다.
8.2 기능상 분류한 품질기록명은 해당부서에서 관리대상 품질기록목록에 품질기록명과 품질기록
분류번호를 기록하여 분류번호의 중복을 예방한다.
8.2 분류체계
8.3.1 당사가 보유하고 있는 품질기록의 취급 및 공유화를 높이기 위하여 기능별로 문서분류
체계를 수립, 사용함으로써 회사 공통의 체계화를 기한다.
8.3.2 보존년한의 적용기준 및 산정법
1) 보존년한의 적용기준은 각 문서에서 언급한 보존년한을 최소기간으로 하고 문서의 경중 에 따라 부서 내에서 그 이상의 기간을 연장 사용할 수 있다.
2) 보관년한의 산정은 문서가 발생한 다음 회계년도 부터 시작한다.
예) 1999년 7월 15일 품질기록 발생
→ 보존년한 : 3 년
→ 보관기간 : 2000년 1월 1일 ～ 2002년 12월 31일
8.4 파일링에 사용되는 비품은 특별한 경우를 제외하고 다음 사항에 따른다.
구분
|
종 류
|
규 격
|
1
|
홀더 (HOLDER)
|
표 준
|
2
|
바 인 더
|
두께 5㎝, 7㎝ (3공링)
|
3
|
전산 바인더
|
80CAL, 136CAL
|
(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)
DQP - 16 - 01
|
페 이 지
|
4 OF 6
| |
품질기록 관리 절차서
|
개정일자
|
99.07.01
| |
REV.
|
0
| ||
강하넷(주)
|
9 품질 기록 CODE 번호 부여 방법
QR-○○-○○
일련번호 ( 01-99 )
분류번호 ( 9.1항 참조 )
QUALITY RECORD의 약자
9.1 품질기록 분류번호
NO
|
기능분류
|
NO
|
기능분류
|
1
|
품질경영
|
11
|
검사측정 및 시험장비
|
2
|
품질시스템
|
12
|
검사 및 시험상태
|
3
|
계약검토
|
13
|
부적합품의 관리
|
4
|
설계관리
|
14
|
시정 및 예방조치
|
5
|
문서관리
|
15
|
취급,보관,포장,보존 및 인도
|
6
|
구매관리
|
16
|
품질기록관리
|
7
|
고객지급품의 관리
|
17
|
내부품질감사
|
8
|
제품식별 및 추적성
|
18
|
교육훈련
|
9
|
공정관리
|
19
|
서비스
|
10
|
검사 및 시험
|
20
|
통계적기법
|
9.1.1 일반기록은 21～99까지 부여하며 QR 대신 GR을 붙여 사용한다.
10 품질기록의 파일링 (FILING)
10.1 FILE의 식별 표시
내부감사보고서
QR-17-01
제1권
품질경영부
|
품질기록명
품질기록번호
관리부서(팀)
|
계약심사결과서
QR-03-01
수주처리접수대장
QR-03-02
제1권
영 업 부
|
(측면) (측면)
품질기록양이
많을경우
|
품질기록의 양이 적에 1개의 FILE에 여러개의 품질기록을 FILING할 경우
|
(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)
DQP - 16 - 01
|
페 이 지
|
5 OF 6
| |
품질기록 관리 절차서
|
개정일자
|
99.07.01
| |
REV.
|
0
| ||
강하넷(주)
|
11. 품질기록의 유지 및 보관
11.1 보관되는 품질기록은 품질기록목차(양식 1)에 내용을 기록하고 보관한다.
11.2 품질기록목차의 기록발생일자는 연도, 월, 일,각각 두자리씩 기재한다.
11.3 기록문서번호는 기록발생일자 6자리를 기재하고 발생직전 기록문서번호의 일련번호 3자리와
기록매수를 더한 숫자를 일련번호로 추가 기재한다.
예)
1999년 7월15일 발생한 품질기록 3매(첨부자료 포함)과 1999년 7월 18일 발생한 품질기록 5매
NO
|
기록발생일자
|
기록문서번호
|
기록제목또는 내용
|
기록매수
|
비고
|
1
|
99.07.03
|
990703028
|
A/S 의뢰서(전주)
|
1
| |
2
|
99.07.15
|
990715029
|
A/S 의뢰서(광주)
|
3
| |
3
|
99.07.18
|
990718032
|
A/S 의뢰서(삼천포)
|
5
| |
11.4 품질기록 문서번호의 일련번호는 연도가 바뀔 때 “001”부터 시작된다.
11.5 품질기록은 변질이나 손상을 최소화하고 예방하기 위한 적절한 환경을 제공할 수 있는 시설
에서 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관되고 유지해야 한다.
11.6 품질기록의 보관기간은 작성년도+1년을 원칙으로 하되 부서별 품질기록의 사용빈도에 따라
보관기간을 단축 및 연장할 수 있다.
11.7 보존년한이 사내표준에 정해진 문서 및 기록은 보존년한을 따르되 보존년한이 정해지지 않은
문서 및 기록은 해당 부서장이 그 기간을 조정하여 설정할 수 있다.
11.8 고객과 계약에 의한 경우, 품질기록은 협정된 기간동안 고객 또는 그 대리인에 의한 평가를
위하여 이용가능 하여야 한다.
12. 품질기록의 폐기
12.1 보유 부서에서 보존중인 품질기록은 매년 말에 점검하여 보존년한이 지난 품질기록에 대하 여 품질기록폐기대장에 기록한후 폐기한다. (단, 보존기간 완료된 기록서의 연장이 필요할 경우 부서장의 확인 후 기간을 연장하여 연장기간 동안 보존할 수 있다.)
12.2 해당부서 내에서 보존년한이 경과한 문서 및 보존 불필요 문서는 부서장의 결정으로 폐기할
수 있다.
(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)
DQP - 16 - 01
|
페 이 지
|
6 OF 6
| |
품질기록 관리 절차서
|
개정일자
|
99.07.01
| |
REV.
|
0
| ||
강하넷(주)
|
13. 품질기록의 열람
품질기록을 열람하고자 할때는 해당부서에 열람사유를 밝히고 열람을 의뢰하되 열람 후에는 본래
의 위치에 문서 및 기록이 있도록 한다.
=======================================
파일의 다운로드는 Kangha.Net을
참조하시기 바랍니다.
=======================================
댓글
댓글 쓰기