문서 및 데이터관리 절차서

 

1. 적용 범위

본 절차서는 당사에서 사용하는 품질 및 일반문서(이하 문서라 한다)의

작성,승인,배포,보관,보존,회수 및 폐기 절차와 데이터 관리에 적용한다.

 

2. 목 적

2.1 문서의 작성,보관,유지,폐기의 통일과 이력관리를 용이하게하기 위함이다.

2.2 업무에 영향을 미치는 제반 요소를 명확히 문서화하고 그에 따라 운영

되었을때 업무에 착오를 방지하기 위함이다.

2.3 상호 신뢰 확보를 위한 문서의 증거를 위함이다.

 

3. 용어 정의

3.1 문 서 : 업무를 수행하기 위한 수단,방법,절차,규칙등을 정의한 서류를 말한다.

3.2 데이터(DATA) : 시험이나 측정,관찰에 의해서 얻어진 정보나 지식을 기록한

자료 또는 그것을 업무수행의 수단이나 방법으로 정하여 기록한

서류나 외부기관에서 제공되는 기술자료(KS,JIS등)를 말한다.

3.3 원 본 : 문서가 작성되어 승인권자의 결재를 득한 문서를 원본이라 한다.

3.4 서 식 : 문서의 내용과 형식이 정해져 있어 필요내용만 기록하면 완성되

는 용지로서 보증서,인증서 등을 말한다.

3.5 양 식 : 문서를 일률적으로 작성하기 위해 일정한 형식을 갖춘 용지로서

전표, 성적서등을 말한다.

3.6 관리본 : 한개의 문서가 배포된 최초의 부서에 계속적으로 복사,배포되는

문서로 매뉴얼,절차서,지침서,계획서,도면,규정등 중요문서로써

작성자,상위자의 결재나 검토자,승인권자의 결재를 득한 문서로

계속 관리할 문서를 말한다.

3.7 비관리본 : 한개의 문서를 참고용으로 배포한 경우에 수정된 문서를 계속적

으로 복사,배포할 필요가 없는 문서로서 계속 관리할 필요가 없는

문서를 말한다.

 

 

  

4. 책임과 권한

일반표준에 대한 관리부서는 총무부로 하고, 품질표준에 대한 관리부서는 품질

관리부로 한다.(단, 상세한 내용은 표준관리 지침서에 준한다)

4.1 문서 관리 부서

4.1.1 양식등록 및 번호부여 원칙 설정 (지침서 3.2항)

4.1.2 문서이관 및 문서보관 창고 지정 운영

4.1.3 외부문서 접수 및 중요문서 발송 등록

4.1.4 문서보관 유지

4.1.5 품질문서 및 일반문서의 원본 등록,보관,유지관리

4.1.6 품질문서 원본의 심의 주관

4.1.7 문서의 구분과 보존기간 설정

4.1.8 개정 되거나 수정 보완된 최신본 보관 유지 관리

4.1.9 보존기간 경과 문서 폐기

4.2 문서 기안 부서

4.2.1 문서의 작성

4.2.3 제정,개정,폐기의 심의

4.2.4 불요 문서의 폐기

4.2.5 보관 장소의 저장 및 보관 방법의 준수

4.3 문서 관리 담당자는 부서별로 지정하여 운영한다.

 

5. 문서배포의 단위

5.1 문서내용이 부서전체에 해당하거나 부서내의 특정과에 한정되지 않는

문서는 부서단위로 배포한다.

5.2 문서의 내용이 특정과에 한정된 문서는 그 해당과에 직접 배포한다.

 

6. 문서의 성립 및 효력발생

모든 문서는 당해 문서에 대한 소정의 결재권자의 결재로서 성립되며 해

당부서에 도달됨으로서 효력을 발생한다.

 

  

7. 문서의 구분

7.1 문서는 사용을 목적으로 업무의 수행방법이나 절차를 정한 수행문서와

시험,검사,측정등 그 결과를 기록한 기록문서로 구분한다.

7.2 문서관리를 목적으로 하는 관리본과 비관리본으로 구분한다.

이때 관리본 및 비관리본 도장은 문서 및 데이터 관리 지침서 5.2.5항과

같다.

 

8. 용지의 크기 설정

8.1 품의서(기안문),통신문,협조전,팩스,규정,매뉴얼,절차서,지침서,서식,양식등

문서의 기본 규격은 A4(210×297mm)를 세우거나 눕혀서 쓰는 것을 원

칙으로 한다.

8.2 전산용지,도면,통계표,증빙서류 기타 특유한 형식의 문서등은 예외로 한다.

9. 양식등록 및 문서번호 부여

9.1 문서에 사용되는 공통 양식은 등록되어 양식등록 대장(QP-4050-001)

에 의거 번호를 부여받아 사용하며, 문서번호 부여는 승인권자의 결재

를 득한후 부여해야 한다.

9.2 양식이나 문서등록 번호 부여방법은 문서 및 데이타 관리 지침서 3.2항에

따른다.

 

10. 문서의 등록, 배포 및 접수

10.1 문서의 등록

10.1.1 문서등록 및 번호부여 방침은 문서 및 데이터 관리 지침서 4항에 따

른다.

10.1.2 품질문서의 제․개정절차는 표준관리 지침서 6항에 따른다.

10.2 문서의 배포

10.2.1 문서 담당자는 수신처 또는 배포처가 명시된 해당 부서만 복사하여

배포하고 원본은 보관한다.

 

  

10.2.2 문서 담당자는 사내 공문을 발송할때는 발송도장을 날인하고 문서

발송대장(QP-4050-003)이나 해당 문서에 인수인계자 서명을 날인한다.

10.2.3 사외 공문을 발송할때는 대표이사의 직인이 필요한 경우는 총무부서

에서 대표이사 직인을 날인하고 발송문서 우측하단에 적색으로 발송

도장을 날인후 문서발송대장(QP-4050-003)이나 우편물 발송대장

(QP-4050-005)에 기록하여 발송한다. 단 부서장 명의의 사외 발송

문서일 경우는 각 부서에서 발송한다.

10.2.4 데이터(DATA)류나 작동매뉴얼등의 원본은 해당 부서에서 보관하고

필요한 경우 복사본을 사용부서에 배포할 수 있다. 이때 복사본에는

사용 부서장의 승인이 있어야 한다.

10.3 문서의 접수

10.3.1 대외문서 및 외주업체의 문서 접수는 총무부서에서 하고 휴무나 야

간시 타부서에 도착한 문서는 최대한 단시일내에 총무부서로 이송 처

리한다.

10.3.2 총무부서는 대표이사 명의나 관공서의 대외문서일 경우 우편물 접수

대장에(QP-4050-004)기재하고 문서 좌측하단에 접수인을 날인 후

소관부서에 통보한다.

단,대외문서중 FAX로 접수된 대외문서는 소관부서에서 처리한다.

10.3.3 부서간 문서접수는 해당부서의 문서관리 담당자가 접수하여 문서접수

대장(QP-4050-002)에 기록하고 부서장의 결재을 받은후 처리한다.

10.3.4 문서 접수도장 및 발송도장은 문서및 데이터 관리 지침서 (QI-4051)

5.2.5항과 같다.

 

11. 문서이관

11.1 보존 기간이 경과하지 아니한 원본을 계속 현 사무실의 문서보관 장소에서

보존하기 어려운 정도로 문서가 적치되어 있을 때나 극비 문서등은 지정된

보관장소로 매년도 3월에 이관한다.

11.2 문서가 이관된 문서 보관 창고에는 문서이관목록 대장(QP-4050-007)를

비치해 두어야 한다.

 

  

12. 문서보관 유지

12.1 문서의 보관은 항상 최신본의 것이 보관되고 유지되어야 한다.

12.2 문서의 보관은 단위부서별로 보관하는 것을 원칙으로 하고 사무실내는

2년 미만의 문서만 보관하는 것을 원칙으로 한다.

(단, 불필요 문서는 자체 폐기 처리한다)

12.3 문서철의 보관은 보관함,캐비넷,책장등에 보관되고 유지되어야 한다.

12.4 중요 문서가 이관된 문서보관 창고나 사무실의 문서보관 유지는 화재,

수재 및 도난방지 직사광선이나 쥐,해충등에 의한 손상방지가 되어야 한다.

 

13. 문서 및 재발행

13.1 사내 배포처등에 송부한 문서가 잘못되었을 경우 업무상 긴밀하고 서로

지장을 초래하지 않도록 내용 방법이나 조건 등이 변경된 부분만 원본을 수

정하여 보완하고 재발행하여야 한다. 이때 변경 내용이 단순할 경우에는 원

본의 수정은 원본작성자가 수정하고 배포된 복사본은 최종배포 담당자가 수

정하여 날인하고 계속 사용할 수 있다.

13.2 사외발송문서 변경에 의한 재발행은 최초 작성부서에서 재작성하고 검토

승인후 재등록하여 원본과 복사본에 발송도장을 날인하고 문서발송대장에

기록후 배포한다.

13.3 사내발송문서 변경에 의한 재발행은 상기 13.1항에 따르되 발송도장을

날인하고 문서발송대장(QP-4050-003)에 기록한다.

 

14. 구본회수 및 폐기

14.1 문서관리 담당자는 복사본의 재발행시 개정된 최신본의 발송과 회수를

실시한다. 이때 그 기록은 문서발송 대장에 기록되어져야 한다.

14.2 문서를 재발행,배포할때는 작성부서 문서관리 담당자가 관리본에 한해서

회수하고,문서 발송대장이나 이에 준하는 문서에 의거 회수확인을 명기하

여야 한다.

 

 

  

14.3 문서 회수시 문서발송 대장이나 접수대장에 기록된 구본의 문서제목은

적색으로 두줄을 긋고 문서관리 담당자의 회수확인을 명기하여야 한다.

14.4 보존기간이 경과한 관리본의 원본은 원안작성 부서의 문서관리 담당자가.

문서작성자와 협의 후 폐기한다.

14.5 폐기하는 문서는 소각,이면지등으로 문서 담당자가 구분 처리한다.

소각 문서는 기밀보안이 요구되어 유출되어서는 안되는 문서로 문서의

형태나 내용을 알아볼 수 없도록 처리하는 것을 말하며, 이면지 활용은

시효성이 없거나 기밀보안이 요구되지 않는 문서로 내용이나 형태를

유지해도 무방한 문서에 한하여 “이면은 효력없음”도장을 날인하여 사용

한다.

14.6 보존 기간이 경과한 문서지만 참고용으로 보관할때는 별도로 구분하고

[참고용]이라고 표기하여 보관 유지할 수 있다.

 

15. 분실,손상된 문서처리

15.1 보존 기간내 원본이 분실 또는 손상되어 있는것을 발견할때는 상사에

보고하고 재작성하여 결재를 득한 후 문서발송 대장과 문서 목록표에

적색으로 두줄을 긋고 분실 또는 손상에 의거 재발행을 명기하고 원본

이 철한 페이지에 철해야 한다.

15.2 보존 기간이 경과한 문서가 분실 또는 손상되어 있는 것을 발견한 경우

는 그 문서의 중요도에 따라 상기 13항에 의거하여 재발행되고 중요하지

않은 문서는 폐기 절차에 따라 처리한다.

 

16. 문서의 보존기간 및 보관부서

16.1 모든 문서는 내용구분에 따라 1년,3년,5년,10년,영구, 기타등으로 구분하고

그 설정기준은 문서관리 지침서 6.7항에 따른다.

16.2 보존 기간을 설정할 때는 그 내용의 완료시점과 효력의 지속성을 감안

하여 정한다.

16.3 모든 문서의 원본은 작성부서에서 보관하는것을 원칙으로하나 중요 문

서나 극비 문서인 경우는 별도의 장소에 보관할수 있다.

  

17. 문서의 작성일,제정일,시행년 월 일,개정일

17.1 문서의 작성자가 문서를 작성하여 완료하고 상위자에게 결재를 올리는

날짜를 작성일로 한다.

17.2 문서의 최종 승인권자의 결재를 득한 날짜를 제정일(결재일)로 하고 특

별한 문서의 시행 년 월 일을 명시하지 않을 경우 제정일(결재일)을

시행년월일로 간주한다.

17.4 문서에는 반드시 작성일,제정일(결재일),시행년월일,개정일,개정번호등을

명시하여 시종과 시효가 명확히 구분되도록 한다.

 

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