품질기록관리절차서

품질기록관리절차서

1.      목적.

본 절차서는 당사의 품질기록을 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 이르기까지 합리적으로 관리함으로써 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적 운영을 실증하는데 그 목적이 있다.

2.      적용범위.

본 절차서는 당사의 품질 시스템 운영 결과 후 발생하는 품질기록의 효과적인 관리 방법 및 절차에 대하여 적용한다.

3.      용어의 정의.

3.1    품질기록.

품질매뉴얼, 업무 규정, 표준류, 관련문서에 따라 작성된 문서 및 자료로서 규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증하기 위한 것을 말한다.

3.2    파일.

각각의 품질기록을 부서별, 종류별로 철한 것을 말한다.

3.3    기록보관.

진행 또는 완결된 품질기록의 관리를 위해 해당부서에서 보존에 들어가기전 까지 파일박스나 케비넷 등을 이용하여 관리하는 것을 말한다.

3.4    기록보존.

보관이 끝난 품질기록을 일정기간까지 문서보존실에 보관, 관리하는 것을 말한다.

3.5    보존년한.

종결 처리된 문서를 일정기간 증빙 또는 참고용이 될 것에 대비하여 보존하는 기간을 말한다.

3.6    폐기.

보존기간이 만료된 품질기록을 소각 또는 폐기하는 것을 말한다.

3.7    열화.

시간이 경과함에 따라 품질이 저하되는 현상(경년변화)을 말한다.

4.      책임과 권한.

4.1    품질보증부서장.

4.1.1  품질 기록의 보존 및 폐기에 관한 제반 업무.

4.1.2  각 부서 및 현장에서의 품질 기록, 취급 관리를 지도 감독.

4.2    업무부서장.

4.2.1  품질관련 기록의 식별, 수집 색인, 열람, 보관, 유지 및 폐기에 관한 절차의 수립.

4.2.2  품질기록의 보관 및 관리 유지 상태의 확인.

4.2.3  각 부서 품질기록의 보존관리 및 폐기.

4.2.4  품질기록의 손상, 열화 및 손실을 방지하기 위해 문서 보존실에서 관리.

4.2.5  품질기록의 보관년한 및 보존년한의 설정.

4.2.6  보존 품질기록의 문서보존실로 이관.

5.      업무절차.

5.1    품질기록의 수집.

5.1.1  품질기록에는 작성자와 작성일자가 명기되어야 하며, 내용을 정확히 식별할 수 있도록 작성하여야 한다.

5.1.2  수집된 품질기록은 해독성 및 식별성이 있어야 한다.

5.1.3  품질기록의 분량이 많거나 장기간 보존의 필요성이 있는 경우 업무의 효율을 높이기 위해 전산으로 수집, 관리할 수 있다.

5.2    품질기록의 파악.

관련부서에서 파악, 수집되어 관리하여야 할 품질기록은 관련 사내표준에 따른다. 정의되지 않은 품질기록 발생시 품질보증부서장과 업무부서장과 협의 후 관리여부를 결정한다.

5.3    품질기록의 색인.

5.3.1  수집되어 보관 및 보존되는 품질기록은 검색이 용이하도록 파일에 문서목록표(QSP-1601-04)를 작성하여야 한다.

5.3.2  전산으로 수집된 품질기록도 검색이 용이하도록 식별 관리 되어야 한다.

5.4    품질기록의 열람 및 발행.

5.4.1  품질기록은 필요시 관련부서에 배포할 수 있다.

5.4.2  품질기록은 사본을 발행할 수 있으나 증명목적으로 사외에 반출하고자 할 때는 관련부서장의 승인을 득한 후 불출하여야 한다.

5.4.3  품질기록의 사내열람은 자유롭게 하고 열람기록을 남기지 않는다.

5.4.4  고객 또는 그 대리인의 열람은 계약에 규정된 경우, 그 계약기간 동안 고객 또는 그 대리인이 활용할 수 있도록 하며, 고객 또는 그 대리인의 요구에 따라 열람이 이루어진 경우는 관련부서장의 입회하에 열람을 실시한다.

5.5    품질기록의 보관.

5.5.1  각 부서장은 품질기록을 파일로 구성하여 관리책임자 선정 후 서가 및 캐비넷에 보관한다.

5.5.2  관련부서에서의 품질기록의 보관은 매년 초일부터 말일까지 1년 단위로 함을 원칙으로 하나 필요에 따라 연장할 수 있다.

5.5.3  보존하여야 할 기록이 자주 열람되거나 사용될 경우 업무부서에서 관리한다.

5.5.4  품질기록 보관시 품질기록보관관리대장(QSP-1601-01)에 기록관리한다.

5.5.5  보관중인 품질기록은 분실이나 손상, 손실 및 열화로부터 보호하여야 한다.

5.6    파일링.

5.6.1  처리 완료된 품질기록은 기능별로 분류하여 파일링한다.

5.6.2  품질기록의 파일링은 다음과 같이 3가지로 분류하여 인지한다.

가.  바인더.

나.  화  일.

다.  기타 파일.

5.6.3  품질기록의 파일링 방법.

가.  파일링 분류 번호.

품질기록분류표에 따라 대분류, 중분류, 소분류로 나누어 부여한다.

예) 파일 BOX분류 번호 작성 예.

중분류 번호

대분류 코드

예) 개별 파일 파일링 분류 번호 작성 예.

소분류 번호

대분류 코드

나.  개별 파일의 파일링 방법.

1)      바인더, 파일, 기타 파일은 다음의 조견표를 작성하여 부착, 관리한다.

2)      완결된 품질기록은 소분류별로 상철을 원칙으로 하나 필요에 따라 좌철도 가능하다.

3)      동일 품질기록은 매건마다 발행순으로 최신자료가 위로 놓이도록 1건으로 합철한다. 다만, 부서장이 필요하다고 인정한 경우에는 동일기록에 속하는 기록에 한하여 혼철도 가능하나 이때는 파일표지에 "문서목록표(QSP-1601-04)"를 작성하여 부착한다.

4)      1개 파일의 편철량은 200쪽수 이내로 하며 용량이 초과할 경우는 파일 표지의 우측상단에 일련번호(Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ,…)를 부여하여 진행 표기한다.

분류 번호		분 류 명
					분류번호		작성년도		보존기간
작성년도
					제   목 (보존종료)
기록명 / 보존년한
분류번호	기록서명		보존년한		(조견표)
부  서  명

(파일BOX)

5.7    품질기록의 보존.

5.7.1  보관이 지난 품질기록을 익년도 1월에 품질기록보존관리대장(QSP-1601-02)에 기록한다.

5.7.2  업무부서장은 이관된 품질기록을 문서보존실에 검색이 용이하도록 보존하여야 한다.

5.7.3  품질기록 보존시 해당부서로 보존년한을 설정하여 부서장의 승인 후 보존한다.

5.7.4  품질기록 보존기간의 변경사유가 발생할 경우에는 품질보증부서장과 협의 후 보존년한을 변경 계속 보존한다.

5.7.5  업무부서장은 각 부서에서 이관된 품질기록을 대분류별 그룹화하여 소분류, 년도별 파일, 일련번호별로 좌측에서 우측으로 배열한다.

5.7.6  문서보존실 전면에는 검색이 용이하도록 문서보존실마다 품질기록보존관리대장(QSP-1601-02)을 작성하여 부착한다.

5.8    폐기.

5.8.1  품질기록의 보존년한이 경과한 기록은 매년 익년도 초에 품질보증부서장의 동의를 얻어 업무부서장의 입회하에 폐기하고, 폐기현황은 품질기록보존관리대장(QSP-1601-02)에 기록하고 소각 또는 파기하여 폐기한다.

5.8.2  보존년한이 경과한 품질기록은 필요에 따라 보존할 경우 보존년한을 연장하여 보존할 수 있다.

5.8.3  중요품질기록은 폐기전 관련규정, 고객요구사항 등을 검토 확인 후 폐기한다. 

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