문서 및 기록관리규칙
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||||
| 표준명 | 문서 및 기록관리 업무규칙 | 등록 NO | 개정 NO | PAGE | |||||||||||||
| SCA-1002 | 0 | 1 / 7 | |||||||||||||||
| 1. 표준 제.개정 이력 | 총 Page수: | 7 | |||||||||||||||
| 개정 NO. | 시행일 | 내 용 요 약 | 작성자 | 기안부서 | |||||||||||||
| 0 | |||||||||||||||||
| 2. 표준회람 및 교육 훈련 | |||||||||||||||||
| NO. | 성명 | 확인 | 일자 | NO. | 성명 | 확인 | 일자 | NO. | 성명 | 확인 | 일자 | ||||||
| 3. 교육현황 | |||||||||||||||||
| 부서명 | 교육대상 | 교육일자 | 교육시간 | 교육장소 | 교육인원 | 교육담당 | |||||||||||
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||
| 표준명 | 기록관리 업무 규칙 | 등록 NO | 개정NO | PAGE | |||||||||||
| SCA-1002 | 0 | 2 / 7 | |||||||||||||
| 제1조 : 목 적 | |||||||||||||||
| 본 규칙은 강하넷(주)에서 사용하는 모든 문서 및 기록의 작성, 처리, 보관(FILING), | |||||||||||||||
| 폐기 및 결재등에 관한 제반사항을 규정함으로서 기록관리의 신속, 정확 및 업무의 | |||||||||||||||
| 연속성을 기하고 업무를 조직적이고 효율적으로 운영하고자 함. | |||||||||||||||
| 제2조 : 적용범위 | |||||||||||||||
| 본 규칙은 강하넷의 업무 수행시 발생되는 모든 기록 및 문서 및 품질기록에 | |||||||||||||||
| 대하여 적용한다. (단, 표준으로 구분되는 문서는 품질표준 관리 업무 규칙에 준한다) | |||||||||||||||
| 제3조 : 관련표준 | |||||||||||||||
| 1. SCA-1001 : 표준 관리 업무규칙 | |||||||||||||||
| 제4조 : 용어의 정의 | |||||||||||||||
| 1. 관리기록 | |||||||||||||||
| 가. 관리기록은 품질시스템의 효과적인 기능발휘에 필수적인 활동이 수행되는 | |||||||||||||||
| 모든 부문에서 이용하는 기록을 뜻하며 다음 사항이 보장 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 1) 발행전 권한이 있는 자에 의해 검토, 승인 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 2) 폐기기록은 모든 발행처 또는 사용처에서 즉시 제거 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 3) 기록변경은 별도로 지정되어 있지 않는한 최초로 기록을 검토하고 승인했던 | |||||||||||||||
| 부서에 의해 기록변경이 검토되고 승인 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 4) 기록을 작성한 부서는 검토와 승인에 근거가 되는 적절한 관련정보에 | |||||||||||||||
| 접근할수 있어야 한다. | |||||||||||||||
| 5) 변경사항은 기록이나 부속기록에 명확히 해야한다. | |||||||||||||||
| 6) 최신의 개정본이 배포 되었음을 확인 할수 있는 절차가 있어야 한다. | |||||||||||||||
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||
| 표준명 | 기록관리 업무 규칙 | 등록 NO | 개정NO | PAGE | |||||||||||
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| 나. 관리기록의 예 | |||||||||||||||
| 1) 품질표준 관리규칙에 규정된 기록 | |||||||||||||||
| 2) 작업지시서 및 작업지도서 | |||||||||||||||
| 3) 승인원, 승인서, 도면 | |||||||||||||||
| 4) 기타 가.항에 해당되는 기록 | |||||||||||||||
| 2. 품질기록 | |||||||||||||||
| 가. 품질기록은 품질의 추이 또는 경향, 시정조치의 필요성, 요구품질의 달성, | |||||||||||||||
| 품질시스템의 효과를 확인 및 분석하기 위한 자료로써 일정기간 동안 | |||||||||||||||
| 보존 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 나. 품질기록의 예 | |||||||||||||||
| 1) 경영자 검토자료 (CS경영회의록..) | |||||||||||||||
| 2) 계약검토 자료 (수출부(BUYER) 요구사항 검토자료, MARKETING 회의록...) | |||||||||||||||
| 3) 구매기록 (협력/외주업체 선정 및 평가자료, 발주서, 승인원 배포대장...) | |||||||||||||||
| 4) 설계관리기록 (개발이력 자료...) | |||||||||||||||
| 5) 자재, 제품의 식별 및 추적성 관련자료 | |||||||||||||||
| 6) 공정관리 자료 | |||||||||||||||
| 7) 계측기, JIG 및 설비 관련자료 (비교정 계측기 관리대장, ...) | |||||||||||||||
| 8) 시험 및 검사 자료 (신뢰성시험 DATA, 수입검사, 공정검사 및 출하검사 DATA...) | |||||||||||||||
| 9) 부적합품 관리자료 | |||||||||||||||
| 10) 시정조치 관련자료 (국내 080 VOC 자료...) | |||||||||||||||
| 11) 자재 및 제품의 취급, 보관, 포장 및 운반에 관련된 자료 | |||||||||||||||
| 12) 내부품질진단 관련자료 | |||||||||||||||
| 13) 교육 및 훈련 관련자료 (교육이력카드, 교육 및 훈련 평가자료...) | |||||||||||||||
| 14) SERVICE 관련자료 (SERVICE 자재송부 반출증...) | |||||||||||||||
| 15) 통계적 기법에 의한 검토자료 | |||||||||||||||
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||
| 표준명 | 기록관리 업무 규칙 | 등록 NO | 개정NO | PAGE | |||||||||||
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| 제5조 : 책임과 권한 | |||||||||||||||
| 전 부서장은 본 업무규칙과 관련한 기록의 작성, 분류, FILING, 보관 및 폐기에 | |||||||||||||||
| 대한 전반적인 관리를 수행할 책임과 권한이 있다. | |||||||||||||||
| 제5조 : 업 무 절 차 | |||||||||||||||
| 1. 기록의 작성 | |||||||||||||||
| 가. 모든 기록에는 작성일자,작성자,결재란 및 필요시 분류기호등이 기록되어야 한다. | |||||||||||||||
| 나. 기록의 개정이 필요한 경우 문서로 변환하여 개정번호를 기록하여 관리한다. | |||||||||||||||
| 다. 기록의 작성방법 | |||||||||||||||
| 가. 모든 기록은 육하원칙에 의거하여 간단 명료하게 작성한다. | |||||||||||||||
| 나. 모든 기록의 수정시 중요 내용에 대해서는 수정할 부위에 줄을 긋고 | |||||||||||||||
| 수정자의 서명 또는 날인을 한다. | |||||||||||||||
| 2. 승인권자 | |||||||||||||||
| 가. 모든 기록은 조직상의 업무계통에 의거 상향식 결재절차로 한다. | |||||||||||||||
| 나. 모든 기록은 3단 결재를 원칙으로 하며, 예산사항은 관리과의 전결규정에 따라 | |||||||||||||||
| 결정권자의 결재를 득한후 시행한다 | |||||||||||||||
| 다. 모든 기록의 결재시에는 결재일(승인일)이 기록 되어야 한다. | |||||||||||||||
| 라. 긴급을 요하는 사항에 대해서는 결정권자에게 사전 구두보고를 한후 | |||||||||||||||
| 수행할수 있으며, 조속한 시일내에 기록결재를 받아야 한다. | |||||||||||||||
| 마. 업무위임 및 전결규칙에 의거 전결 처리할 경우 전결권자의 결재란에 | |||||||||||||||
| "전결" 또는 "/" 표시를 하고 최종결재란에 결재한다. | |||||||||||||||
| 바. 긴급한 기록으로서 부득이한 사정으로 인해 결재자의 결재를 받을수 없을때에는 | |||||||||||||||
| 결재란에 "후결" 표시를 하고 시행한후 결재가가 결재를 할수 있을때 | |||||||||||||||
| 즉시 결재를 받아야 한다. | |||||||||||||||
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||
| 표준명 | 기록관리 업무 규칙 | 등록 NO | 개정NO | PAGE | |||||||||||
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| 3. 합의 | |||||||||||||||
| 1. 기안기록이 관계부서의 합의가 필요한 경우에는 관계부서장의 합의를 | |||||||||||||||
| 얻어야 한다. | |||||||||||||||
| 단, 장기간 검토기간이 필요할 경우 기안부서에 합의기간 연장을 통보해야 한다. | |||||||||||||||
| 2. 합의 불가시에는 기안기록에 또는 별도의 양식에 그사유를 명시하고 | |||||||||||||||
| 기안부서로 통보 하여야 한다. | |||||||||||||||
| 3. 합의자는 합의된 사항에 대하여 결재자와 마찬가지로 그 기록에 대해 | |||||||||||||||
| 책임을 진다. | |||||||||||||||
| 4. 합의부서가 다수인 경우 회의를 개최하여 회의록으로 합의를 대신할수 있다. | |||||||||||||||
| 4.기록의 수발신 관리 | |||||||||||||||
| 기록의 신속, 정확한 발송 및 수신을 위해 "Kwave"나 Email을 활용한다. | |||||||||||||||
| 제7조 : 품질 기록 관리 | |||||||||||||||
| 1. 기록의 관리 | |||||||||||||||
| 완결기록의 보존기간은 특별히 정해진 경우 이외에는 다음과 같이 | |||||||||||||||
| 기록관리를 원칙으로 한다 | |||||||||||||||
| 가. 15년이상 보존 (영구보존) | |||||||||||||||
| 1) 경영방침 및 계획에 관련된 기록 | |||||||||||||||
| 2) 관공서의(대외기관) 중요한 인, 허가서 및 관계지령, 제 명령서 | |||||||||||||||
| 3) 중요한 계약 협정으로 효력이 영속되는 기록 | |||||||||||||||
| 4) 기타 중요하다고 인정되는 기록 | |||||||||||||||
| 나. 10년 보존 | |||||||||||||||
| 1) 가 항에 속하는 것으로 영구적인 보관이 필요치 않는 기록 | |||||||||||||||
| 2) 사업방침 및 사업계획의 실시 세목에 관한 것 | |||||||||||||||
| 다. 5년 보존 | |||||||||||||||
| 1) 나 항에 다음가는 보고서, 조사서 및 참고서류 | |||||||||||||||
| 2) 관리지침이 되는 중요한 기록(품의서등) | |||||||||||||||
| 3) 영업 및 생산에 관련된 중요 기록 | |||||||||||||||
| 규 격 서 | 강하넷㈜ | ||||||||||||||
| 표준명 | 기록관리 업무 규칙 | 등록 NO | 개정NO | PAGE | |||||||||||
| SCA-1002 | 0 | 6 / 7 | |||||||||||||
| 라. 3년 보존 | |||||||||||||||
| 1) 대외기관 및 중요 관공서간의 왕복기록 | |||||||||||||||
| 2) 보통의 보고서, 통지서, 통계자료, 조사서 및 참고서류 | |||||||||||||||
| 마. 1년 보존 | |||||||||||||||
| 1) 사내 왕복기록(업무연락등) | |||||||||||||||
| 2) 극히 경미한 통지서, 통계자료, 보고서 및 참고자료 | |||||||||||||||
| 3) 일시적인 처리에 그치는 서류 및 장부 | |||||||||||||||
| 바. 각 업무규칙류에 관련된 기록등은 해당 업무규칙에 보존기간을 정하여 | |||||||||||||||
| 활용할수 있다. | |||||||||||||||
| 사. 보존기간은 처리완결일 익년 1월1일부터 가산하며 완료일은 매년 | |||||||||||||||
| 12월31일로 한다. | |||||||||||||||
| 자. 기록의 구분 | |||||||||||||||
| 1) 부서별 화일코드는 기록 작성부서에서 기록의 화일관리가 쉽도록 | |||||||||||||||
| 임의로 부여한다. | |||||||||||||||
| 2) 화일분류코드의 업무분류는 기록분류의 소분류를 다시 분류할 필요가 | |||||||||||||||
| 있을 경우에 기록 작성부서에서 숫자 또는 문자로 분류할수 있다. | |||||||||||||||
| 제7조 : 품질 기록 관리 | |||||||||||||||
| 1. 기록의 폐기 | |||||||||||||||
| 기록의 보존기간이 지난 경우 해당기록의 담당자가 폐기를 한다. | |||||||||||||||
| 2.기록의 보관 | |||||||||||||||
| 모든 기록은 지정된 보존기간까지 보관 및 관리를 해야 한다. | |||||||||||||||
| 기록의 보관은 열화, 손상,소실을 예방하고 열람 및 유지관리가 쉽도록 | |||||||||||||||
| 기록관리 SYSTEM 및 싱글 개인서랍, 기타 SYSTEM에 보관하는 것을 원칙으로 한다. | |||||||||||||||
| 단, 열람빈도가 높은 기록에 대해서는 별도의 장소를 지정하여 보관할수 있다 | |||||||||||||||
| (별도의 장소에 기록을 보관할 경우 기록 목록표를 작성하여 관리해야 한다.) | |||||||||||||||
| [ 부칙 ] 없음 | |||||||||||||||
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