기록관리절차서

강하넷	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-103
		제정일자	2013. 10. 10
		개정일자
	기록 관리 절차서
		개정번호	0	Page	/9

 

■ 제ㆍ개정 이력

개정번호	제ㆍ개정 일자	제ㆍ개정 내용	제ㆍ개정사유
0	2013. 10. 10	제 정	ISO9001:2008 및 ISO14001:2004 시스템 도입을 적용하기 위함

 

■ 승 인

결     재	구 분	작 성	검 토	승 인
	부서/성명
	서 명
	일 자

강하넷	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-103
		제정일자	2013. 10. 10
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1. 적용범위

이 규정은 품질/환경기록의 파악, 수집, 색인, 파일링(Filing), 보관, 유지 및 폐기에 대한 업무의 절차에 대하여 적용한다.

 

2. 목 적

품질 및 환경기록을 효과적으로 관리하여 제품이 고객의 요구사항 및 회사규격에

적합하다는 것과 품질 및 환경경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이

있다.

 

3. 용어의 정의

3.1 기록관리

품질/환경경영 시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 특히 품질/환경에 영향을 미치 는 활동이나 업무의 과정 및 결과가 적합함을 증명하는 객관적인 증거로서 관리하는 것을 말한다. 모든 기록은 인쇄본 형태이거나 또는 전자매체의 형태일 수 있다.

3.2 보관

발생기록을 폐기 또는 보존하기 위해 관리팀으로 이관하기 전까지 해당 조직에서

유지/관리하는 것을 말한다.

 

4. 책임과 권한

4.1 품질보증부서

4.1.1 기록의 관리절차 수립

4.1.2 기록 보관에 필요한 비품 및 소모품, 기타 물품의 제공

4.1.3 각 팀/현장으로부터 이관 받은 기록의 보존 및 보존서고 유지 관리

4.1.4 보존년한이 경과한 기록의 폐기시 관련팀장과 협의, 지원 및 입회

4.2 각 해당 부서

4.2.1 관리대상기록의 종류를 구체적으로 정

4.2.2 기록의 식별, 수집, 색인, FILING, 보관, 폐기

4.2.3 기록의 보존년한 설정 및 보관위치 결정

4.2.4 보관기간이 경과한 기록을 관리팀으로 이관

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5. 업무절차 및 방법

5.1 기록 관리절차

5.1.1 일반사항

1) 모든 기록은 요구되는 품질/환경경영 시스템의 효과적인 운용을 입증하기 위하여 본 규정에 따라 유지 관리되어야 한다.

2) 모든 기록은 식별이 용이하고 검색이 가능하도록 작성 및 관리되어야 한다.

3) 모든 기록은 지정된 서식이 있을 경우 반드시 해당양식을 사용하여 작성한다.

4) 중요기록은 팀별 및 현장별로 구체적인 종류와 보존년한을 명시하여야 한다.

5.1.2 기록의 식별 및 수집

1) 각 팀장은 관련 규정/지침서에 따라 관리 대상이 되는 모든 기록을 구체적으로 파악하고 중요기록에 대한 보존년한을 설정하여 식별이 용이한 방법으로 분류하여 정리한다.

2) 공급업체가 회사업무와 관련하여 보관하는 기록도 수집하여 관리한다.

5.1.3 기록의 색인, 열람 및 FILING

1) 모든 기록은 문서 및 자료관리규정에 따라 관리되어야 하고, 기록이 발생한

순서에 따라 FILING되어야 한다.

2) 모든 기록은 부서별/현장단위로 색인목록을 기록, 유지하여 관련자가 쉽게 열람할 수 있도록 한다.

3) 열람이 제한되는 기록은 “대외비” “사외비”등의 식별표시를 한다.

4) 기록을 보관 또는 보존시 고객과의 합의가 있거나 기타 필요한 경우 기록을 열람 하게 하거나 배부하여 고객 또는 그 대리인이 당사의 품질/환경경영 시스템의 적합성을 평가 할 수 있도록 한다.

5) 본 규정에서 기술하지 않는 품질/환경기록의 색인, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 일반적인 지침은 부표1 “ 보존년한 설정기준”에 따른다.

5.1.4 기록의 보관

1) 모든 기록의 보관에 관하여 별도의 정함이 없는 경우 각 팀장이 정한 보관기간

동안에는 팀별/현장별로 보관한다.

 

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2) 기록을 전자매체로 보관하는 경우에는 반드시 BACK-UP을 받아 안전한 장소에

보관한다.

3) 기록이 손실 또는 손상되었을 때는 사본으로 대체하거나 재작성하여 보관하여야 관련자가 “원본분실” 또는 “재작성”등의 식별표시를 하고 반드시 서명하고 날자를 표기한다.

5.1.5 기록의 이관, 보존 및 폐기

1) 각 팀장은 각 팀에서 보관기간이 만료된 기록을 관리팀으로 이관하여야 한다.

2) 관리팀장은 기록의 노화 및 손실을 방지하고 분실을 예방할 수 있는 적합한 환경을 갖춘 곳을 보존 장소로 지정하여야 하며 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 보존한다.

3) 기록 이관시 문서담당자는 이관대상 FILE목록을 이관목록대장에 기록보관 한다.

4) 각 팀장은 보존년한이 만료된 기록(FILE)을 파악하여 관리부서 입회하에 폐기

처분하고 이를 문서관리대장에 식별토록 한다.

5) 각 팀장은 보존기간의 연장여부를 검토한 후에 관리 부서에 보존연장을 요청

한다.

6) 기록의 보존년한이 팀/현장 내에서의 보관기간에 미달하거나 일치하는 경우에는 팀장의 승인을 받아 해당 팀에서 폐기한다.

 

6. 기록 및 보관

NO	양 식 명	양식번호	보존년한	보관부서
1	기록관리대장	KH103-1	영구	품질보증부

7. 관련표준

7.1 문서 및 자료관리규정

 

 

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8. 첨부

8.1 보존년한 설정기준 (별첨1)

8.2 문서보관상자 파일작성요령(별첨2)

8.3 바인더와 전산파일 작성요령(별첨3)

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별첨 1 보존연한 설정기준

보존연한	문 서 내 용
영 구	1) 회사의 존립상 기본규정이 되는 문서 2) 이사회, 주주총회, 임원회에 관한 중요문서 3) 등기, 소송 및 공업소유권에 관한 문서 4) 중요한 인, 허가서 및 계약서 5) 법률상 영구보존으로 지정된 문서
10년	1) 사업계획, 신규투자계획, 결산서 등 회사의 사업정책이나 실적에 관한 서류 2) 법률상, 10년으로 지정되어 있는 문서 및 인사관련 서류 3) 모니터링 및 측정기록, 시험 관련기록
5년	1) 예산에 관한 문서 2) 감사관계문서 3) 국세, 지방세등 조세에 관련되는 문서 4) 법률상 5년으로 지정되어 있는 문서
3년	1) 노동법에 의한 보존문서 2) 주요업무계획 관련문서 3) 법률상 3년으로 지정되어 있는 문서 4) 협조전, 대외공문등 협조문서 5) 교육훈련일지
1년	1) 통상의 서류 및 장표 단, 본항의 보존기간에 해당하는 문서라도 그 보존기간이 법률로 정하여진 문서는 예외로 한다. 2) 정본과 부본이 있을 경우 부본은 업무상의 필요에 따라 가급적 단기간을 적용한다.
비고	고객이 보존년한을 별도로 지정한 문서는 고객요구기간 +1년을 보존한다.

 

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별첨2 문서 보존, 보관 상자 파일작성요령

	보 존 문 서
	①	㉮
	②	㉯
	③	㉰
	④
	⑤
	⑥
	⑦
	⑧
	⑨
	⑩
	⑪
	⑫
	⑬
	보존년한		1년 3년 5년 10년 영구
	보존만기		년 월 일
	①		②	③	④	⑤

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

 

④ ~ ⑬ 파일 및 홀더명

 

 

 

 

 

 

 

 

 

① 폐기 년도

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련 번호

⑤ 해당부서명

 

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* 표기 방법

․BOX 겉표기는 흑색 유성펜으로 기재하고 수정시는 일반지우개로 지운 후 수정한다.

․부서명은 문서관리 단위별로 사용한다.

 

	보 관 문 서
	①	㉮
	②	㉯
	③	㉰
	④
	⑤
	⑥
	⑦
	⑧
	⑨
	⑩
	⑪
	⑫
	⑬
	부서명		위치번호			담당자명
	①		②	③	④	⑤

 

 

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

 

④ ~ ⑬ 소분류명

(파일 및 홀더명)

 

 

① 소속 부서명

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련번호

⑤ BOX의 담당자명

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별첨 3 바인더와 전산파일 작성요령

 

 

 

① 바인더 제목

① ② 파일 번호

③ 부서명

① ②

② ③

③

 

 

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파일의 다운로드는 Kangha.Net을
참조하시기 바랍니다.
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