품질기록관리절차서

-   목                   차   - 1. 목                 적 2.      적    용     범    위 3.      용  어   의   정   의 4.      책     임     과      권     한 5.      업       무         절         차 6.      기     록     및      양     식 7.      관       련         문         서 8.      부                                 칙

결 재

구분

작    성

검    토

승    인

직책

성명

서명

일자

/

/

/

작성팀

품질관리부

등록처

관련부서

팀   명

직  책

성  명

서  명

관련부서

개 정 이 력 결 재

차수

제(개)정일

시행일

주 요 개 정 내 용

1

1. 목    적

본 규정은 강하넷 ㈜ (이하 “당사”라 한다)의 품질시스템이 효율적으로 운영되고 입증할 수 있는 품질 기록의 관리방법을 명확히 하고자 하는데 그 목적이 있다.

2. 적용범위

본 규정은 당사의 전자매체와 관련 외주업체의 품질기록을 포함한 사내 전반적인 품질기록 발생으로부터 폐기에 이르는 절차의 관리방법에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질시스템을 수행한 결과를 증빙할 수 있는 문서를 품질기록이라 하며, 품질문서가 개정 및 폐기되었을 경우 이에 해당한다.

3.2 품질기록의 보관

승인된 품질기록이 빈번하게 열람되거나 참고할 목적으로 각 부서 내에 지정된 장소에 모아서 관리하는 것을 말한다.

3.3 품질기록의 보존

각 부서 내에 보관중인 문서 중 활용도는 낮으나 추후 증거물로 제시하거나 향후 필요하다고 판단되어 회사가 정한 장소에 보존 년 동안 수집하여 관리하는 것을 말한다.

3.4 보관 문서함

보관 기간이 만료되지 않은 품질기록들을 보관하는 문서함을 말하며, 각 부서 사무실 내에 위치해 있다.

3.5 보존 문서고

보관 기간이 만료된 품질기록들을 이관하여 보존하는 문서고를 말하며 누구나 쉽게 열람이 가능한 곳에 위치해 있다.

4. 책임과 권한

4.1 품질경영팀장

1)  품질기록에 대한 식별 및 색인 파일링 방법 개발, 관리

2)  품질문서 이관 현황 수합     

3)  보존 문서고에 대한 LAY OUT 설정 및 열화, 손상, 손실을 방지하기 위한 적절한 관리의 이행

4.2 해당부서장

1)  품질기록의 수집, 발행, 회수, 검토, 색인, 식별 및 유지 등의 업무의 지속적인 관리 및 이관

2)  품질 기록을 문서고에 이관

3)  문서고로 이관된 문서 및 기록물의 관리 및 폐기의 책임

4)  전자매체를 포함한 전산 DATA를 유지 관리

5. 업무절차

5.1 품질기록에 대한 사항은 아래와 같이 각 부서장이 관리한다.

1)  품질기록은 품질활동의 결과가 쉽게 이해 되도록 작성한다.

2)  품질기록은 그 내용이 임의 수정, 변질 및 훼손으로부터 보호되도록 작성한다.

3)  품질기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

5.2 품질기록의 파악 및 식별

1)   해당부서에서는 품질기록 내용에 따라 분류하며 외주 업체에서 작성된 품질기록도 포함한다.

2)   작성된 품질기록은 작성자, 작성일, 기록명 등으로 식별되며 수집된 기록은 파일에 기록명, 보존 기간, 담당부서(자)등을 기록하여 식별한다.

3)   품질경영팀에서는 기록의 유형별 식별을 표준화하기 위한 표준식별안을 각부서에 배포하여 일관된 식별 방법이 운영되도록 한다.

4)   해당 부서에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지되어야 하는 경우 품질경영팀에서 지정한 식별표기를 해당기록에 표기한다.

5.3 품질기록의 수집

1)   각 부서에서는 발생된 기록들을 품질기록 LIST를 근거로 분류하며, 동종의 기록들을 한 파일 내에 수집하도록 한다.

2)   수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집되어야 한다.

3)   한파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능하도록 한다.

4)   수집된 기록은 5.4항의 표준화된 색인 양식에 의해 열람 및 추적이 쉽도록 기록한다.

5)   기록의 수집은 해당부서 내에서 열람 또는 추적이 용이하도록 품목별 또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다.

6)   수집된 기록들은 훼손, 분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별 문서보관 함에서 보관, 관리 한다.

5.4 품질기록의 색인

1) 화일 조견표 작성 방법

① 소속부서	③  파일명	④ 보존년한		⑤ 위치번호
② 분류번호

① 소속부서 기재란

문서 보관 부서명을 기재함

② 분류(관리)번호 기재란

부서별 파일 분류(관리)번호를 기재함

③ 파일명 기재란

각 파일내의 문서내용을 대표하는 간단하고 쉬운 파일명을 기재함

④ 보존년한 기재란

해당화일의 보존년한을 기재함 (1, 3, 5, 10, 영구 중 택일)

⑤ 위치번호 기재란

각 파일이 보관 되는 파일BOX의 위치번호를 기재함

2) 파일 BOX 사용방법

                                                                                                   

대분류명 (해당팀명) 중분류명 (해당과명) 소분류명 (구분명)   부서분류기호 파일BOX일련번호 발생년도    파일명   위치번호   담당자명   부서명   파일일련번호
	보   관   문   서
	부 서 명		위치번호			담당자명
			①	②	③
	활   용   기   간

대분류명 (해당팀명) 중분류명 (해당과명) 소분류명 (구분명)   부서분류기호 파일BOX일련번호 발생년도   위치번호     담당자명   부서명   파일일련번호   파일명
	보   존   문   서
	보존년한	1년,3년,5년,10년,영구
	보존만기	년      월     일
	부 서 명	위치번호			담당자명
		①	②	③
	보   존   기   간

3) 분류번호 부여 방법

분류번호는 5자리로 구성함을 원칙으로 하며, 그 의미는 다음과 같다.

	Q		01		01

 

                                                                                                         

                                                                                              파일 일련번호(예:01,02,03,. . . )

                                                                  파일BOX 일련번호( 예:01,02,03, . . . )

                                     부서별 분류기호 (표1)

       (표1)

총무	경리	구매	영업	생산	생산 기술	품질 관리
M	C	S	B	P	T	Q

       4) 위치번호 부여 방법

위치번호는 3자리로 구성함을 원칙으로 하며 그 의미는 다음과 같다

①  첫째란 : 서고위치 (Alphabet 순)

②  둘째란 : 서고 내에서의 단번호 (상단부터 부여)

③  셋째란 : 서고 단내의 열번호 (촤측부터 부여)

5.5 품질기록의 열람

1) 각부서에 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 열람토록 한다. (단, 품질기록의 복사본이 필요한 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 필요한 부수만큼 복사한다.)

2) 문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당부서에 통보 후 열람토록 한다.

3) 계약이 합의된 경우, 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를 위하여 이용될 수 있다.

5.6 품질기록의 배포 및 파일링

1)   각부서 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될 수 있도록 관련부서에 사본을 배포하고 사본은 관련부서에서, 원본은 작성부서에서 파일링이 되도록 하여야 한다.

2)   파일링은 기록의 교체 등이 용이하도록 하고 향후의 보존방법이 함께 고려되어 정해져야 한다.

5.7 품질기록의 보관 및 유지

1)   품질기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인 운영을 입증할 수 있도록 유지 되어야 한다

2)   각부서 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지 않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용할 수 있도록 하여야 한다.

5.8 품질기록의 수정 및 복원

      품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두 줄을 긋고, 상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이 필요 시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야 한다.

5.9 품질기록의 보존관리

5.9.1 문서고 관리

품질경영팀장은 수집된 품질기록이 손상, 열화, 분실됨을 방지하고 설정된 보존기간 동안의 안정적 보존을 위해 적절한 환경이 구비된 문서고를 설치하여 관리되도록 하여야 하며 각부서별 문서가 분류 관리될 수 있도록 LAY OUT을 설정한다.

   

5.9.2 품질기록의 이관

1) 품질기록을 문서고에 이관 시 해당부서장은 이관이력. 이관일자. 폐기일자 등이 기록된 품질기록 의뢰서를 유지하여야 한다.

2) 품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을 원칙으로 한다.

5.9.3 보존기간의 설정 및 변경

1) 품질기록의 보존기간 설정은 품질기록의 작성 담당자가 품질기록 LIST를 참고하여 설정하며 외주업체의 품질기록 또한 본 품질기록 LIST의 분류기준에 따른다.

2) 품질기록의 보존기간의 변경이 필요할 때에는 작성부서의 부서장이 품질경영팀장과 협의 또는 업무 협조전으로서 통보하여 기간을 연장 또는 단축시킬 수 있다.

3) 품질기록의 보존년한

품질기록의 보존년한은 다음과 같다.

① 양산부품 승인서, 치공구기록, 구매주문서 및 변경 사항들은 그 부품(또는 부품의계보)이 양산 및 서비스 요구 사항에 적용되는 기간에다 1년을 더한 기간동안 유지되어야 한다.

② 품질성과 기록(예를 들면, 관리도, 검사 및 시험결과)은 기록 생성 후 최소 1년간 보존 되어야 한다.

③ 내부품질 감사 및 경영자 검토의 기록은 3년간 보존되어야 한다.

④ ①)항 ②)항 ③)항은 어떠한 정부 요구사항 또는 고객 요구사항을 대신하지 않으며, 모든 규정된 보존기간은 “최소기간”으로 간주되어야 한다.

⑤ 고객이 지정한 품질기록에 대해서는 (첨부1) “주요 품질기록 보존년한”을 참조하여 관리한다.

5.9.4 폐 기

보관 또는 보존중인 품질기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우 각부서 담당자는 문서관리 및 자료관리 절차서상의 문서 폐기대장에 해당사항을 기록하고 각부서에 폐기에 대한 내용을 통보하고 “폐기”표기후 소각 또는 분쇄하여 재사용이 불가능하도록 폐기하여야 한다.

5.10 전자매체 관리

전산 입력 자료는 각 부서별로 폴더를 만들어 부서별로 관리하며 월 1회 이상 원본을 백업하여 백업본은 해당부서에서 관리한다.

6. 기록 및 양식

 “해당 사항 없음”

7. 관련문서

1)   문서관리 및 자료관리 절차서

2)   주요 품질기록 보존년한 (첨부1)

3)   업무흐름도(첨부2)

(첨부 1)          주요  품질  기록  보존  년한

구    분	품      질     기      록		보존년한(년)	비    고
초기 관리 단계	품질보증책임자 및 출하검사원 등록서		유효본만 영구
	품질보증 조직도		유효본만 영구
	도면(조립도, 소재도 및 단품도)		영구
시작 생산단계	설비 승인기록		5년	*설비폐기후
양산 준비 단계	제조 공정도, 품질관리공정도,작업표준서		5년	*부품단종후
	검사기준서		5년	*부품단종후
	재외주업체/부품승인 현황		유효본만 영구
	시험/계측 설비 관리기록		5년	*장비 폐기후
	양산견본품 승인서		5년	*부품 단종후
	PILOT 자재 보증서		5년
양산 단계	공정변경 통보서		5년
	설변품 적용기록(외주부품 포함)		6년
	공정능력 평가기록		5년
	부적합 사항 개선계획 및 대책서		6년
	LOT 관리이력		6년
	열처리, 표면처리, 용접부품 품질현황		10년
	시험/검사 성적서	법규제/보안부품	10년	*원재료/수입/출하
양산 단계	모니터링/공정검사결과	일반부품	5년
	한도견본 승인기록		1년
	금형관리 이력		5년	*금형폐기후
	교정/자체검정 기록		1년	*유효기간 종료후
	특채의뢰 및 승인		6년
기타	자격인정기록		자격유지시까지
	교육훈련기록(내부품질감사원 포함)		3년	*특별공정작업자,검사원

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