파일관리규정

파일관리규정

강하넷

파일 관리 규정

문서번호(REV.)

KH-303(1)

페 이 지

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개정번호

개정일자

개정조항

개정내용

결재

배포

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작성

검토

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일자

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일자

확인

0

2013.02.01

제정

ISO9001:2000/KS A 9001:2001규격의 요구사항에 따라 최초 제정

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강하넷

파일 관리 규정

문서번호(REV.)

KH-303(1)

페 이 지

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1.0 목적

3.5 보존/보존년한

보존 : 이관된 문서 및 기록 폐기할때까지 소정의 기간동안

본규정은 회사에서 발생되는 모든 파일을 체계적으로 정리, 보관,

문서고에서 집중 관리하는 것

폐기하여 필요한 정보가 필요한 때에 활용될 수 있도록 하는데

보존년한 : 이에 소요되는 기간

그 목적이 있다.

3.6 이관

2.0 적용범위

보관기간이 경과한 문서 및 기록을 문서고에 넘기는 것

본규정은 당사에서 사용되는 문서 및 기록의 파일에 대한 색인,

3.7 폐기

열람, 보관, 보존 및 폐기에 대하여 적용한다.

보존년한이 경과한 문서를 없애는 것

3.0 용어의 정의

4.0 책임과 권한

4.1 품질기술부서장

3.1 파일박스

파일 관리에 대한 절차를 수립하고 보관 상태의 확인 및

편철된 파일(FILE)을 종류별로 보관 및 보존에 활용하는 박스

점검에대한 책임과 권한이 있다.

(BOX)를 말한다.

4.2 관련부서장

3.2 파일 조견표

부서에서 발생하는 문서의 파일을 작성, 분류하여야 한다.

파일 우측 상단의 가이드(GUIDE)에 문서분류 및 파일명 등록을

기재하여 검색을 쉽게 하기 위한 일종의 견출지를 말한다.

3.3 파일 (FILE)

기록된 서류 또는 디스켓을 관리 단위별로 분류한 묶음을 말한다.

3.4 보관/보관년한

보관 : 문서가 처리, 종결된 후로부터 이관되기까지의 관리

보관년한 : 보관에 소요되는 기간

6.0 파일 관리 업무 절차

NO.

업무흐름도

입력물

업무내용(절차)

출력물

성과지표

관련부서

1

각 부서별 기록문서

1) 파일의 분류

품질기술부

품질경영 활동의 결과물로 발생한 문서 및 기록은 과별로 구분하여

관리한다.

<

2) 파일의 식별

파일은 양식번호를 사용하여 식별하며, 그 방법은 다음과 같다.

(문서 접수 시)

(문서 발송 시)

작성년도

부서기호

(관리부 : 관리, 생산부 : 생산, 영업부 : 영업, 품질기술부 : 품기)

2

각 부서별 기록문서 파일철

1) 파일의 보관

품질기술부

분류/식별된 파일은 회사에서 정한 파일 박스를 이용하여 보관한다.

2) 파일 박스 구분

A

품질기술부

파일 박스는 다음과 같은 방법으로 식별 관리한다.

OO

문서및자료관리

A-

품질기술부

주관 부서

1

기안서

부서 번호

2

(품질기술부 : A, 생산관리부 : B, 영업부 : C, 관리부 : D)

3

OO -

OOO

4

관련문서

5

O - OOO

박스 번호 　 6

7

관리서류명

관리순서

6.0 파일 관리 업무 절차

NO.

업무흐름도

입력물

업무내용(절차)

출력물

성과지표

관련과

3

각 부서별 기록문서

1) 파일은 매안건마다 발생 및 완료순으로 최신 기록이 위로 오도록

품질기술부

상철하여 관리한다.  단, 상철이 어려울 경우 적절한 방법으로

기록문서가 훼손되지 않도록 관리하여야 한다.

2) 파일 한권에는 100건 이내로 철하는 것을 원칙으로 한다.

3) 파일 한권에는 1년분을 철하는 것을 원칙으로하며, 기록의 성격 또는

파일은 양식번호를 사용하여 식별하며, 그 방법은 다음과 같다.

기록의 량에 따라 최대 3년분을 이어서 사용할 수 있으며, 이 경우

기록물의 년도를 확인할 수 있도록 견출지 등으로 표시하며 파일박스

및 파일에는 기록물 보관 기간을 적어서 관리한다.

4) 파일은 필요시 누구나 쉽게 열람이 가능하도록 하며, 회사 기밀에

속하는 파일은 별도 보관함으로 관계자 이외에는 열람이 불가하도록

관리함으로 기밀 유출을 예방하여야 한다.

4

1) 모든 기록은 1년분을 보관하고 다음해 1월내로 문서고로 이관한다.

품질기술부

보관기간 : 익년 1월 1일부터 동년 12월 31일까지

이관기한 : 매년 1월 31일까지

2) 이관된 기록물은 보존년한 동안 보존하여야 하며, 이때 각 기록물은

쉽게 열람이 가능하도록 식별하여 보존하여야 한다.

5

1) 보존년한이 경과된 파일은 각 부서장의 결정에 따라 폐기하여야 하며,

품질기술부

폐기 방법은 소각 또는 그에 상응하는 방법으로 폐기 후에 열람이 불가

하도록 하여야 한다.

2) 폐기 대상 문서 중 기물유출에 대한 염려가 없는 문서의 경우 이면지로

활용하거나, 파손 시킨후 버려도 좋다.

3) 각종 사본 파일, 중복 파일 및 그 내용이 사소한 파일 등  관리부서에

이관할 필요가 없는 파일은 수시로 폐기할 수 있다.

♣ kakao talk id : kanghanet ♣ 파일의 다운로드는 www.kangha.net을 참조하시기 바랍니다.