기록관리규정

기록관리규정

강하넷

기록 관리 규정

문서번호(REV.)

Q-302(1)

페 이 지

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개정번호

개정일자

개정조항

개정내용

결재

배포

회수

작성

검토

승인

일자

확인

일자

확인

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

강하넷

기록 관리 규정

문서번호(REV.)

QP-302(1)

페 이 지

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1.0 목적

4.0 책임과 권한

본 규정은 사내에서 발생되는 모든 기록의 작성, 승인, 발송 및

4.1 관리부서장

접수되는 기록 문서의 관리를 하는데 그 목적이 있다.

2.0 적용범위

4.2 관련부서장

품질에 관한 근거로 기록으로 남겨 데이터 분석 및 개선의 자료로

본 규정은 사내에서 발생하는 모든 기록문서(이하 '문서'라 한다.)에

활용하여야 한다.

대하여 적용한다.

5.0 문서의 처리

3.0 용어의 정의

5.1 문서 접수

3.1 기록

1) 외부로부터 송달되는 모든 문서와 전신문 등은 해당부서에서

인쇄 또는 복사된 양식 등에 서필 등의 방법으로 그 내용이

파일철하고, 문서접수대장에 기록하여 관리한다.

기입되는 서류

2) 접수된 문서는 접수일자순, 발행기관별 또는 기타의 방법으로

구분하여 철함으로 검색 및 확인이 용이하도록 관리한다.

3.2 품질기록

3) 접수된 문서의 보존은 해당 문서에 보관 또는 보유기간이 기입

사내에서 작성되는 품질 및 업무에 관련된 서류로 품질시스템의

되어 있는 경우 그에 따르고 그렇지 않은 경우 품질에 관련이

이행 결과로 나타나는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를

있는 문서는 최소 5년간 보존하고, 그 외의 문서는 1년간 보존

기록한 것.

한다.

3.3 일반기록

5.2 문서 발송

품질기록에 포함되지 않는 모든 기록물

1) 사내에서 사용되는 문서는 해당 과의 결재권자의 결재를 받아

관련 과로 발송한다.

2) 사외로 발송하는 문서(공문서, 견적, 승인서 등)는 해당 과의

결재권자의 결재를 받아 발송한다.

강하넷

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3) 각 과는 발송한 문서를 문서발송대장에 기록하고 원본 또는

9.0 문서의 보존기간

사본을 파일 철하여 보관 관리한다.

9.1 공문서

5.3 품질 기록 관리

보존년한이 규정되어 있는 경우를 제외하고 시행일로부터

품질 경영에 관한 문서는 품질관리부에서 보관 관리한다.

6.0 기안 및 공문

9.2 품질기록

기록의 성격에 따라 3년에서 최대 10년간 보존한다.

6.1 기안

업무를 추진하는데 있어 상사의 결재가 필요한 경우 해당 업무의

9.3 규격 및 회사 자산의 경우 영구 보존한다.

개요 등을 기안지에 기록 작성하여 해당 결재권자에게 보고하고

그 결과에 따라 업무를 진행한다.

6.2 공문

외부 업체 또는 기관에 협조를 필요로 하거나, 통보해야할 업무가

발생한 경우 업무의 내용을 공문서에 기록하여 결재권자에게

보고하고, 그 결과에 따라 처리한다.

7.0 문서의 정리 및 보관

7.1 모든 문서는 문서철에 접수된 순서로 일련번호를 정하고,

견출지 등의 방법으로 식별하여 열람이 쉽도록 한다.

7.2 문서는 발생순으로 철하고, 최근에 발생한 문서가 맨 위로 오도록

하여야 한다.

8.0 문서의 이관

접수된 모든 문서는 시행년도가 경과되었을 경우 매년말을 기준으로

분류하여 이관한 후 보존년한 동안 보존한다.

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