기록관리규정
| 강하넷 | 기록 관리 규정 | 문서번호(REV.) | Q-302(1) | |||||||||||||||||||||||
| 페 이 지 | 1/4 | |||||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 개정일자 | 개정조항 | 개정내용 | 결재 | 배포 | 회수 | ||||||||||||||||||||
| 작성 | 검토 | 승인 | 일자 | 확인 | 일자 | 확인 | ||||||||||||||||||||
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| 강하넷 | 기록 관리 규정 | 문서번호(REV.) | QP-302(1) | ||||||||||||
| 페 이 지 | 2/4 | ||||||||||||||
| 1.0 목적 | 4.0 책임과 권한 | ||||||||||||||
| 본 규정은 사내에서 발생되는 모든 기록의 작성, 승인, 발송 및 | 4.1 관리부서장 | ||||||||||||||
| 접수되는 기록 문서의 관리를 하는데 그 목적이 있다. | |||||||||||||||
| 2.0 적용범위 | 4.2 관련부서장 | ||||||||||||||
| 품질에 관한 근거로 기록으로 남겨 데이터 분석 및 개선의 자료로 | |||||||||||||||
| 본 규정은 사내에서 발생하는 모든 기록문서(이하 '문서'라 한다.)에 | 활용하여야 한다. | ||||||||||||||
| 대하여 적용한다. | |||||||||||||||
| 5.0 문서의 처리 | |||||||||||||||
| 3.0 용어의 정의 | |||||||||||||||
| 5.1 문서 접수 | |||||||||||||||
| 3.1 기록 | 1) 외부로부터 송달되는 모든 문서와 전신문 등은 해당부서에서 | ||||||||||||||
| 인쇄 또는 복사된 양식 등에 서필 등의 방법으로 그 내용이 | 파일철하고, 문서접수대장에 기록하여 관리한다. | ||||||||||||||
| 기입되는 서류 | 2) 접수된 문서는 접수일자순, 발행기관별 또는 기타의 방법으로 | ||||||||||||||
| 구분하여 철함으로 검색 및 확인이 용이하도록 관리한다. | |||||||||||||||
| 3.2 품질기록 | 3) 접수된 문서의 보존은 해당 문서에 보관 또는 보유기간이 기입 | ||||||||||||||
| 사내에서 작성되는 품질 및 업무에 관련된 서류로 품질시스템의 | 되어 있는 경우 그에 따르고 그렇지 않은 경우 품질에 관련이 | ||||||||||||||
| 이행 결과로 나타나는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 | 있는 문서는 최소 5년간 보존하고, 그 외의 문서는 1년간 보존 | ||||||||||||||
| 기록한 것. | 한다. | ||||||||||||||
| 3.3 일반기록 | 5.2 문서 발송 | ||||||||||||||
| 품질기록에 포함되지 않는 모든 기록물 | 1) 사내에서 사용되는 문서는 해당 과의 결재권자의 결재를 받아 | ||||||||||||||
| 관련 과로 발송한다. | |||||||||||||||
| 2) 사외로 발송하는 문서(공문서, 견적, 승인서 등)는 해당 과의 | |||||||||||||||
| 결재권자의 결재를 받아 발송한다. | |||||||||||||||
| 강하넷 | 기록 관리 규정 | 문서번호(REV.) | QP-302(1) | |||||||||||||||
| 페 이 지 | 3/4 | |||||||||||||||||
| 3) 각 과는 발송한 문서를 문서발송대장에 기록하고 원본 또는 | 9.0 문서의 보존기간 | |||||||||||||||||
| 사본을 파일 철하여 보관 관리한다. | ||||||||||||||||||
| 9.1 공문서 | ||||||||||||||||||
| 5.3 품질 기록 관리 | 보존년한이 규정되어 있는 경우를 제외하고 시행일로부터 | |||||||||||||||||
| 품질 경영에 관한 문서는 품질관리부에서 보관 관리한다. | ||||||||||||||||||
| 6.0 기안 및 공문 | 9.2 품질기록 | |||||||||||||||||
| 기록의 성격에 따라 3년에서 최대 10년간 보존한다. | ||||||||||||||||||
| 6.1 기안 | ||||||||||||||||||
| 업무를 추진하는데 있어 상사의 결재가 필요한 경우 해당 업무의 | 9.3 규격 및 회사 자산의 경우 영구 보존한다. | |||||||||||||||||
| 개요 등을 기안지에 기록 작성하여 해당 결재권자에게 보고하고 | ||||||||||||||||||
| 그 결과에 따라 업무를 진행한다. | ||||||||||||||||||
| 6.2 공문 | ||||||||||||||||||
| 외부 업체 또는 기관에 협조를 필요로 하거나, 통보해야할 업무가 | ||||||||||||||||||
| 발생한 경우 업무의 내용을 공문서에 기록하여 결재권자에게 | ||||||||||||||||||
| 보고하고, 그 결과에 따라 처리한다. | ||||||||||||||||||
| 7.0 문서의 정리 및 보관 | ||||||||||||||||||
| 7.1 모든 문서는 문서철에 접수된 순서로 일련번호를 정하고, | ||||||||||||||||||
| 견출지 등의 방법으로 식별하여 열람이 쉽도록 한다. | ||||||||||||||||||
| 7.2 문서는 발생순으로 철하고, 최근에 발생한 문서가 맨 위로 오도록 | ||||||||||||||||||
| 하여야 한다. | ||||||||||||||||||
| 8.0 문서의 이관 | ||||||||||||||||||
| 접수된 모든 문서는 시행년도가 경과되었을 경우 매년말을 기준으로 | ||||||||||||||||||
| 분류하여 이관한 후 보존년한 동안 보존한다. | ||||||||||||||||||
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