(주)강하넷
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문서번호
KH-401
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표준 문서관리 절차서
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REV. : 0
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품 질 문 서 제 . 개 정 이 력 표
순번
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제.개정일
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개정#
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작성부서
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작성자
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주 요 개 정 내 용
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검토
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승인
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식별
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1
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2011.12.10
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0
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관리부
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-
|
-
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2
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3
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4
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5
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6
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7
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8
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9
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10
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(주)강하넷
문서명
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표준 문서관리 절차서
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문서번호: KH-401
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개정번호: 0
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1. 적용범위
본 절차서는 (주)강하넷(이하 “회사”라 한다)의 품질시스템에 관련된 사내
표준의 관리에 대한 책임과 권한, 방법 및 절차에 대하여 규정한다.
2. 목적
본 절차서는 품질문서와 품질자료에 대한 관리절차를 규정함으로써 효과적으로 운영
및 유지하는데 그 목적이 있다.
3. 용어의 정의
3.1 문서(DOCUMENT)
품질시스템의 내용을 기술한 문서로서 품질매뉴얼, 품질절차서, 표준 및 도면등의
품질시스템과 직접적인 관련이 있는 문서.
3.2 관리본(Controlled copy)
문서가 제정되어 발행된 후 그 개정본이 계속적으로 배부됨으로써 항상 최신본이
유지되는 문서.
3.3 비관리본(Uncontrolled copy)
문서가 발행된 이후 그 개정본이 배부되지 않는 참고용 문서.
4. 책임과 권한
4.1 관리부서장
4.1.1 표준문서의 제.개정 관리 주관
4.1.2 표준문서의 승인 신청 및 관련부서에 배포
4.1.3 배포 문서의 이력관리 및 개정관리 (최신본 관리)
4.1.4 사내 표준문서의 유지관리 / 사외 표준문서의 관리
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문서명
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표준 문서관리 절차서
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5. 관리절차
5.1 사내 표준문서의 관리
5.1.1 문서번호 부여기준
① 품질매뉴얼
QM
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주) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.
Q M : 매뉴얼 (Quality Manual)
② 품질절차서
KH
|
-
|
X
|
Y
|
Y
|
주) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.
KH : 품질절차서 (Quality Procedure)
X : ISO 9001:2008 규격의 대분류 번호, Y Y : 일련번호
대분류 번호
|
내 용
|
4 항
|
품질경영시스템
|
5 항
|
경영책임
|
6 항
|
자원경영
|
7 항
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제품실현
|
8 항
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측정, 분석 및 개선
|
③ 품질표준류
Q
|
I
|
-
|
X
|
Y
|
Y
|
주) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.
Q I : 품질표준 (Quality Instruction)
X : 중분류, 예) 1 - 작업표준, 2 - 검사 및 시험표준, 3 - 업무표준
Y Y : 소분류, 일련번호에 의해 설정한다. 필요시 세부 분류를 할 수 있음
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5.1.2 문서의 작성 및 검토, 승인
문서의 구분
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작 성 자
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검 토 자
|
승 인 자
|
품질 매뉴얼
|
생산관리부서장
|
품질경영자
대리인
(이사)
|
대표이사
|
품질 절차서
|
관리부서장
| ||
작업표준
|
생산관리부서장
| ||
Q C 공정도
|
생산관리부서장
| ||
일반표준(취업등)
|
관리부서장
| ||
검사 및 시험표준
|
생산부서장
영업부서장
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5.1.3 문서의 제,개정 방법
최초 제정시 담당부서장은 문서의 초안을 작성하여 관리부서로 송부해야
하며 관리부서는 1차 검토한 후 이상이 없을 경우 2차 관련부서에 회람을
통해 상호 의견을 수렴하고 그에 대한 이의가 없을 경우 상기 기준에 따라
최종적 검토 및 승인을 받아야 한다.
개정의 절차도 위와 동일하게 진행하여야 한다. 또한 생산관리부서장은 승인
된 문서에 대해 "문서양식관리대장(KH-401-01)"에 기록하여야 한다.
5.1.4 문서의 개정표시 방법
개정을 표시하는 방법은 개정내용을 포함한 문장 또는 삭제된 부분의 좌측
앞에 영문 알파벳(상자형: ,,,..)으로 표시하며, 개정표시는 가장 최
근의 개정표시만 식별표시하고 이전 개정식별은 삭제한다.
5.1.6 양식의 제,개정 방법
양식의 제정 및 개정의 경우 해당 양식 위에 관련 부서의 협의 서명을 통해
제정, 개정 및 폐지를 한다. 또한 관리부서장은 사용서식의 개정이력을
"문서양식관리대장(KH-401-01)"에 기록하여야 한다.
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5.1.7 문서의 배포
생산관리부서장은 발행된 문서를 관련부서에 배포하고“문서양식관리대장
(KH-401-01)“에 기록하여 배포하여야 한다.
배포시 관리본, 비관리본 식별을 명확히 하여 배포하며 구본과 교체하고
구본은 오용됨을 방지하기 위하여 식별 가능한 방법으로 “구본” 표시를
하거나 즉시 폐기하여야 한다.
5.2 일반공문(팩스,우편물)의 발송 및 접수
관리부는 외부에서 팩스, E-Mail등 업무와 연관된 공문이 접수되면 “일반공문
접수대장(KH-401-02)"에 기록한 후 해당부서에게 전달하여야 한다.
공문이 해당부서로 직접 접수되는 경우에는 상기와 동일하게 관리대장을 운영
하여야 한다.
또한 공문을 외부에 발송하는 방법도 접수 절차와 동일하게 운영하여 ”일반
공문 발송대장(KH-401-03)"에 기록하여야 한다.
5.3 기안 및 회의록 관리 절차
해당부서는 기안 및 회의를 자체적으로 실행 및 관리할 수 있으나 필요시, 사본을
관련부서로 통보하여 정보를 상호 공유하여야 한다.
6. 식별 및 표시
6.1 구문서의 원본 또는 사본을 참고로 보관할 경우에는 아래의 표식과 같이 문서에
붉은색 스템프로 “참고용”이라 식별한 후 보관할 수 있다.
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6.2 일반공문의 식별
일반공문의 발송 및 접수 시 아래와 같이 식별하여 접수 및 발송일자와 번호를
부여하고 그 내용을 “일반공문접수대장” 또는 “일반공문발송대장”에 기록하며
해당문서가 보관되어 있는 파일명을 명시하여 추적이 가능하도록 한다.
7. 기록
이 규정의 이행에 따라 발생되는 품질기록은 다음과 같이 관리한다.
NO
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품 질 기 록 명
|
서 식 번 호
|
보관 및 보존년한
|
보관책임자
|
1
|
문서관리대장
|
KH-401-01
|
3 년
|
생산관리부
|
2
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일반공문 접수대장
|
KH-401-02
|
3 년
|
관리부
|
3
|
일반공문 발송대장
|
KH-401-03
|
3 년
|
관리부
|
4
|
회의록
|
KH-401-04
|
3 년
|
관리부
|
5
|
기안지
|
KH-401-05
|
3 년
|
관리부
|
6
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기타서류
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(주)강하넷
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