구매관리절차서

구매관리 절차서 (■ 제정, □ 개정, □ 폐지)

문 서 번 호

QP-7401

제(개)정일자

2003.01.02

개 정 번 호

0

페 이 지

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작성사유 및 내용요약

KS A/ISO 9001 품질경영시스템을 수립하기 위하여 구매관리에 대한 책임과 권한 및 업무처리 절차를 작성함.

결     재

작 성

검 토

승 인

검 토 의 견

구매팀장

공장장

대표이사

/

/

/

개       정       이       력

개정번호

제(개)정일자

페이지

주 요 내 용

0

2003.01.02

-

KS A/ISO 9001 품질경영시스템 요구사항을 근거로 하여 구매 관리에 대한 업무처리 절차 등을 작성함.

QP-4201-01(Rev 0)

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A4(210×297)

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1. 적용범위

제품 실현에 소요되는 원부자재 및 제품(이하 “자재”라 한다)을 원활하게 구매하기 위한 구매 및 외주업체의 관리업무에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

제품실현에 소요되는 원부자재 및 제품이 규정된 요구사항과 일치됨을 보증하는데 그 목적이 있다.

 

3. 구매관리 프로세스

프로세스 구성 체계도
Process		구매관리 프로세스
⇓
Activity		구매 발생	➡	외 주 업 체 선정 및 등록	➡	구매 발주	➡			구매품 검증
⇓		⇓		⇓		⇓				⇓
Task		소요자재의 청구		외주 업체 등록 신청		주문서 작성 (구매정보 포함)				구매품의 입고
		⇓		⇓		⇓				⇓
		재고현황 파악		외주 업체 평 가		구매주문서 발송				구매품 검사/검수
		⇓		⇓						⇓
		구 매 계 획 수립 및 발주		외주 업체 등 록						필요한 경우 외주업체 현장검증
				⇓						⇓
				외주 업체 사후 관리						계약상 규정된 경우 고객에 의한 검증
프로세스 관 리		▣ 관리항목 : 구매계획 관리/외주업체 등록 및 평가, 제조원가감소계획 ▣ 관리주기 : 월 1회/발생시 ▣ 관리문서 : 구매계획서/외주업체 등록대장

 

4. 용어의 정의

4. 1 원부자재 및 제품

제조공정에 직접적인 영향을 미치는 품목을 말한다.

 

4. 2 구매문서

구매행위를 수행하기 위하여 작성되는 문자로써 구매시방서, 견적서, 발주서 등을 말한다.

 

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5. 책임과 권한

5. 1 관리팀장

(1) 청구된 자재 및 계획된 구매를 위한 시장조사 활동과 구매문서 작성의 책임과 권한이 있다.

 

(2) 구매정보를 포함한 구매발주를 실시할 책임과 권한이 있다.

(3) 구매된 자재에 대하여 입출고 및 재고관리를 실시할 책임과 권한이 있다.

(4) 외주업체의 선정, 평가, 등록 및 사후관리에 대한 책임과 권한이 있다.

(5) 구매품에 대한 검증을 실시할 책임과 권한이 있다.

(6) 필요한 자재를 청구할 책임이 있으며, 해당팀 내에 보관중인 자재에 대하여 보관관리를 실시할 책임이 있다.

 

6. 업무절차

6. 1 구매의 필요성 파악 및 견적 의뢰

(1) 비계획에 의한 자재의 수요가 발생되거나 사무용품 등 기타 품목은 해당팀에서 구매신청서(QP- 7401-05)에 구매품의 내역을 작성하여 팀장의 승인을 득한 후 복사하여 구매담당에게 구매를 청구하며, 구매담당은 동 절차서의 6. 4항에 의하여 구매를 실시한다.

(2) 관리팀장은 월단위로 고객의 주문내역에 대한 원부자재 및 제품의 소요량을 파악하고, 재고현황을 감안하여 발주서(QP-7401-01)를 작성하여 대표이사의 승인을 득한다.

(3) 관리팀장은 발주서(QP-7401-01)의 작성시 또는 자재 청구에 의한 구매시 해당품목에 대한 시장조사 및 견적의뢰를 실시할 수 있다.

(4) 시장조사 및 견적의뢰

(가) 관리팀장은 구매 대상인 원부자재 및 제품에 대해 시장조사를 실시하고 외주 제작품에 대하여는 견적조회를 실시한다.

(나) 관리팀장은 연속적인 거래인 경우나 고정 거래처에 의한 경우에는 견적 조회를 생략할 수 있다.

(다) 관리팀장은 필요한 경우 구매대상 품목에 대한 견적조회 결과를 견적대비 기안서(QP-4201-06)로 작성하여 대표이사의 승인을 득하여야 한다.

(라) 관리팀장은 구매대상 품목의 제조(생산), 유통, 서비스를 제공하는 공급업체가 신규업체인 경우에은 동 절차서의 6. 2항에 의하여 외주업체 등록을 실시한다.

 

6. 2 외주업체 등록

(1) 당사의 외주업체로 등록을 희망하는 업체는 요구한 외주업체 등록서류를 작성하여 관리팀장에게 제출하여야 한다.

(2) 외주업체 등록시 제출문서는 다음과 같으나 추가할 수 있다.

(가) 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)

 

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(나) 사업자 등록증 사본 1부

(다) 회사 약도 사본 1부

(라) 취급품목에 대한 카다로그와 제품 시험성적서류 사본 각 1부

(마) 각종 인허가증(시스템 인증(KS/ISO 등), 제품인증(CE, UL, Q) 사본 각 1부

(3) 다음과 같은 업체는 외주업체 등록 및 평가를 실시하지 않고 구매할 수 있다.

(가) 품질중요도가 극히 미약한 품목(예:잡자재 및 안전장구 등)

(나) 품목이 단순 1회성 품목, 독과점 품목

(다) 계약조건 등에 의하여 고객이 사전에 지정한 품목

(라) 가스, 유류 등의 소모자재 품목 등

(4) 외주업체 등록문서의 제출시 구매팀장은 외주업체별로 평가를 실시한다.

외주업체 등록 신청서(QP-7401-02) 및 첨부서류를 기준으로 하여 외주업체 등록평가표(QP-7401- 03)에 의하여 평가하고 이를 취합하여 등급이 다음의 평가기준표에 의해 B등급 이상인 업체를 당사의 외주업체로 등록한다.

평 가 기 준 표
등 급	점 수
A	70점 이상
B	60 ～ 69
C	60 이하

 

6. 3 외주업체 등록

(1) 등록평가에 의하여 평가등급 “B등급” 이상인 업체는 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)로 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한 후, 외주업체 등록대장(QP-7401-04)에 등록한다.

(2) 관리팀장은 등록된 업체에 대하여 관련팀장 및 해당 업체에 통보한다.

 

6. 4 구매발주(구매정보) 통보

(1) 관리팀장은 자재청구 및 구매계획에 의하여 구매대상의 품목별, 업체별로 발주서(QP-7401-01)를 작성 후 종합하여 기안서로 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한다.

(2) 관리팀장은 동 절차서의 6. 3항에 의하여 등록된 외주업체에 대하여 발주서(QP-7401-01)를 팩스 또는 우편 등을 통하여 해당업체에 송부한다.

(3) 발주서(QP-7401-01)에는 해당되는 경우 다음과 같은 구매정보가 명기되거나 첨부되어야 한다.

(가) 품목, 규격, 수량, 납기, 인도조건 및 납품장소 등

(나) 제품사양서, 관련도면 및 적용되어야 할 제품의 규격 CODE 등

(다) 제품, 절차, 프로세스 및 장비의 승인에 대한 요구사항 등

(라) 인원의 자격인정에 대한 요구사항 및 품질경영시스템 요구사항 등

 

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6. 5 구매품 입고 및 검증

(1) 관리팀장은 구매품의 입고시 제공된 거래명세표의 입고 내역과 수량을 확인한 후 발주서(QP-7401- 01)와 대조하여야 하며, 품질경영요원에게 의뢰하여 구매품에 대한 검사 및 시험을 실시한다.

(2) 품질경영요원은 입고된 구매품에 대하여 검사 및 시험업무 절차서(QP-8203)에 따라 수입검사를 실시한다.

(3) 관리팀장은 제품의 품질에 미치는 영향이 크다고 판단되는 구매품의 경우에는 검사원을 외주업체에 직접 파견하여 현지 검증을 할 수 있으며, 그러한 경우에는 발주서(QP-7401-01)에 현지검증사항을 명기하여야 한다.

 

(4) 관리팀장은 계약서상 규정된 경우 고객이 당사의 외주업체 현장에서 자재 및 제품의 품질을 검증할 수 있도록 하여야 하며, 그러한 경우에는 구매발주시 발주서(QP-7401-01)에 현지 검증사항을 명기하여야 한다.

(5) 입고된 구매품은 제품보존관리 절차서(QP-7504)에 따라 보관 및 보호한다.

 

6. 6 외주업체에 대한 사후관리

(1) 외주업체의 사후관리 평가는 최초 평가결과에 의하여 최대 1년에 1회 이상으로 실시한다.

(2) 관리팀장은 매년 초에 외주업체의 사후관리 평가시기를 확정하여 유선으로 통보한다.

(3) 관리팀장은 해당 사후관리 평기시기에 당사에 등록된 외주업체를 외주업체 등록평가표(QP- 7401-03)에 의하여 평가하고 그 결과를 대표이사에게 보고하며, 평균 점수가 “C등급" 미만업체에 대하여는 등록 취소를 실시한다.

(4) 관리팀장은 등록된 외주업체가 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)에 기재한 사항에 대하여 변경을 요청할 경우에는 즉시 외주업체로부터 변경내용 및 관련서류를 제출받아 변경한다.

(5) 관리팀장은 다음과 같은 사유가 발생시 외주업체 등록대장(QP-7401-04)에 그 사유를 기재한 후 해당업체의 등록을 취소할 수 있다.

(가) 계약조건 불이행의 업체 및 당사 현장에 공정상 중대한 결함 등의 피해를 입힌 경우

(나) 부도발생 업체

(다) 외주업체 사후관리평가 평균점수(년간)기 “C등급" 미만 업체

 

7. 기록 및 보관

기 록 명	문 서 번 호	보존년한	보 관 팀	비고
구매발주서	QP-7401-01	1 년	관 리 팀
외주업체 등록신청서	QP-7401-02	3 년	관 리 팀
외주업체 등록평가표	QP-7401-03	3 년	관 리 팀
외주업체 등록대장	QP-7401-04	3 년	관 리 팀
구매신청서	QP-7401-05	1 년	관 리 팀

 

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8. 관련문서

(1) 검사 및 시험업무 절차서(QP-8203)

(2) 제품보존관리 절차서(QP-7503)

 

 

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