문서관리규정

강하넷

문서 관리 규정

문서번호(REV.)

KH-301(1)

페 이 지

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개정번호

개정일자

개정조항

개정내용

결재

배포

회수

작성

검토

승인

일자

확인

일자

확인

0

2002.02.01

제정

ISO9001:2000/KS A 9001:2001규격의 요구사항에 따라 최초 제정

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1.0 목적

2)규정

조직의 파생적인 업무처리, 운영의 원칙 및 주요 활동 범위를

본 규정은 품질에 관련된 모든 문서의 작성, 검토, 승인, 배포 및

정하고 개별 업무의 구체적 단계, 절차 및 기준을 분명히 하기

폐기에 대한 규정을 정하여 효율적으로 사용될 수 있도록 관리하는데

위한 표준이다.

그 목적이 있다.

3.2 일반문서

2.0 적용범위

품질문서를 제외한 기타 문서로 대외 공문서, 기술문서 등

외부 출처 문서를 말한다.

본 규정은 제품 품질에 영향을 미치는 매뉴얼, 규정 등의 품질 문서와

일반문서의 관리에 대하여 적용한다.

4.0 책임과 권한

3.0 용어의 정의

4.1 대표

문서의 제정, 개정 및 폐지의 승인

3.1 문서

인쇄 또는 복사되어 수정 또는 추가 기입되지 않는 서류

4.2 품질관리부서장

문서 관리의 주관자로서 제출된 초안에 대하여 유효성 및

3.2 품질문서

타당성 검토 후 관련 부서장과 협의하여 최종 결정을 내리고

경영 및 품질시스템 운영을 위하여 주요 업무 처리 절차에 대한

유지 관리

기준을 정한 문서로 경영, 총무, 영업, 생산, 품질 등 경영에

필요한 모든 문서를 포함한다.

4.3 관련 부서장

문서의 필요성이 요구되는 사항을 판단하여 문서의 제정,개정

1)매뉴얼

및 폐지를 요구

조직의 품질 방침을 명시하고 품질 시스템을 기술한 문서

위한 표준이다.

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5.0 품질문서의 관리

(2) 관련 법규 및 규제의 변경 등으로 문서가 필요치 않은 경우

5.1 제정 및 개정

(3) 기술 개발, 작업 방법의 변경, 설비의 변경 등으로 인해

1)관련 과는 제,개정의 사유가 있는 경우 품질관리부서장과

문서가 필요치 않은 경우

협의하여문서의 작성이 필요시되면 해당 문서를 제정하거나

(4) 기타 문서의 폐지가 합의된 경우

개정하여품질기술부서에 신청한다.

2)경영, 핵심 및 지원프로세스는 품질문서서식 A-2에 기록하고,

5.4 품질문서의 등록

기술표준은 품질문서서식 B-2에 기록한다.

1) 품질관리부서장은 승인이 완료된 문서에 문서번호(REV.)를 부여하여

3)품질문서가 개정일 될 경우 개정된 부분이 식별될 수 있도록

품질문서 등록대장에 등록하여 전체 품질문서의 검색 및 식별이

'이탤릭체'로 표기한다.  단, 개정된 부분이 광범위하거나

용이하도록 관리하고  각각의 품질문서는 품질문서 서식에 관리 사항을

총체적인 개정인 경우는 제외한다.

기록하여 관리한다.

4)품질문서가  개정된 경우, 개정사유를 기록하여 개정관리를

2) 품질문서의 문서번호(REV.)는 다음과 같이 부여한다.

하여야 한다.

5.2 검토 및 승인

1)품질기술부서장은 제/개정 내용에 대하여 타당성과 적합성을

소분류(일련번호)

관련 부서장과 협의하여 제/개정 확정을 한다.

중분류(일련번호)

2)작성 부서장은 관련 과에서 검토 완료한 규정에 대하여

대분류(규정분류기호)

승인권자의 승인을 득해야 하며 검토 중 이견이 해소가

A: 표준화일반(경영프로세스)

안된 경우 승인권자에게 보고하여 최종 결정을 내리도록

B: 관리표준(핵심 및 지원프로세스)

한다.

C: 제품규격(기술표준)

D: 자재규격(기술표준)

5.3 문서의 폐기

E: 검사규격(기술표준)

1)품질문서의 폐기가 요구될 경우 해당 부서에서는 폐기 사유를

F: 작업표준(기술표준)

기록하여 관리과에 폐기 신청을 한다.

2)품질문서의 폐기는 다음과 같은 경우에 실시한다.

(1) 문서의 내용이 중복되어 있는 경우

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3)시행일자

6) 사용시 불편함이 있거나 기록 목적에 맞지 않는 때는 즉시 개정

품질문서의 승인일로 부터 즉시 시행되는 것을 원칙으로 한다.

또는 폐지한다.

단, 그 내용의복잡함, 해석의 어려움 등 현장에서 즉시 적용되기

6.3 회사 양식은 소정의 절차를 거쳐 승인된 후 사용되도록 하여야 한다.

어려운  경우에는 승인 후 일정 교육을 통해 숙지시킨후 시행하며,

이때 기간은 7일 이내로 한다.

7. 회사양식의 신청 및 승인

7.1 양식의 신청은 기안서에 신청사유를 기록하여 관리과에 제정, 개정

5.5 품질문서의 관리

1) 원본 보관

7.2 양식의 승인은 품질경영위원회에서 5.2항의 내용을 고려하여 양식의

품질문서의 원본은 컴퓨터 HARD DISK에 저장하여 보관하고,

사용을 승인 또는 보류한다.

이는 반드시 Back-up되어 문서의 삭제, 훼손 등으로부터

7.3 양식 번호 부여

보호되어야 한다.

양식 번호를 해당 규격의 번호를 사용한다.

2) 배포

예)   KH  -  401  -   01

등록이 완료된 품질문서는 사본을 발행하여 각 과에 배포하며,

일련번호

배포(회수) 내역을 품질문서 서식에 기록하여 관리한다.

규격번호

고객 또는 기타의 용도로 사외로 배포될 경우 각 페이지에 비관리본

회사약호 및 규정 분류기호

표시를 하여 식별한 후 배포한다.

7.4 양식번호의 표시

3)관리

양식번호는 해당 양식 하단에 좌측에는 양식번호를 적고 중앙에는

품질문서가 제정되면 그 내역을 품질문서서식A-1 및 B-1에 기록하여

회사명을 적고, 우측에는 사용 용지의 크기를 적는다.

배포 및 회수 사항을 관리한다.

8. 양식의 사용

6.0 양식의 작성

양식은 승인이 있어야 만 사용 가능하며, 원본은 복사하여 사용한다.

6.1 양식은 사내에서 기록되고 보관이 필요로 하는 기록 문서들에

대하여 해당 규격의 번호를 표시하여 기록되는 내용을 양식화 시킬

9.0 외부출처문서의 관리

수 있다.

6.2 양식의 작성시 다음과 같은 사항에 대하여 고려하여야 한다.

9.1 외부출처문서의 구분

1) 기록되는 내용을 구체적이고 명확하게 식별 또는 기록 할 수

대외문서: 외부기관에서 접수 또는 제출한 문서(관공소, 은행, 법원 등)

있어야 한다.

기술문서: KS규격, 법규집 등 회사 업무에 기준 및 참고되는 문서

2) 항상 기록되는 내용을 명시하여 기록에 누락이 없도록 하여야 한다.

3) 기록시 불편함이 없도록 효과적으로 배열하여야 한다.

9.2 외부출처문서의 등록

4) 기록 내용이 일정하지 않을 시에는 비고 또는 특기사항으로 둔다.

1)품질관리부서장은 사내에서 보유할 것이 결정된 문서에 관리번호를

5) 증거 제시용으로의 사용이 가능하도록 하여야 한다.

부여하고, 일반문서 등록대장에 기록하여 문서 등록을 한다.

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문서번호(REV.)

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2)일반문서의 관리번호는 다음과 같이 부여한다.

A - M - 0 0 1

접수순의 일련번호

M : 각종 기기, 설비 등의 사용 매뉴얼

T : KS규격, 법규 등 펌프 관련 기술문서

H : 기타 보유가 필요시되는 외부 문서

X : 제품과 관련하여 공인 기관에서 배포된 문서

부서명(품질기술부:A , 생산관리:B , 영업부:C , 관리부:D)

9.3 외부출처문서의 관리

등록이 완료된 문서는 품질관리부서에서 관리하며, 공인기관 등 'X'로

분류되는 문서는 관계자외 열람이 불가하도록 관리함으로 사내의

기밀을 유지하여야 한다.

♣ E-mail : kangha@daum.net ♣ 파일의 다운로드는 www.kangha.net을 참조하시기 바랍니다.