기록물관리 규칙

기록물관리 규칙

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 규칙은 강하넷(이하 “당사”이라 한다)내 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 및 활용 등 기록물관리 업무 수행에 필요한 절차와 그 구체적인 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

① 당사에서 생산·접수한 기록물의 관리에 관하여 다른 법령 또는 규정에 특별하게 정한 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 의한다.

② 비밀기록물의 관리 및 처리에 관하여는 당사「보안업무규칙」에 의한다. 다만, 비밀기록물의 보존

기간은 기록물분류기준표의 단위업무에 책정된 보존기간을 적용하고, 보호기간 이상의 기간으로 책정 한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이라 함은 당사의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서(비전자문서, 전자문서)·도서(자체생산 간행물, 이하 “간행물”이라 한다)·대장·카드·도면·사진(필름)·시청각기록물(영화, 비디오, 오디오류) 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록물처리부서(이하 “처리부서”라 한다)"라 함은 기록물의 생산·등록·분류·보관 및 이관업무 등 기록물관리부서로 이관하기 이전의 기록물에 관한 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. “기록물관리담당자”라 함은 기록물 처리부서의 직원으로 해당 부서의 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관 등의 기록물의 처리를 수행하는 자를 말한다.

5. “기록물관리부서”라 함은 기록관(기록물을 체계적으로 보존, 관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존 서고, 열람 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 전문인력 등을 모두 갖춘 기구)을 설치하고 당사 기록물관리를 주관하는 부서를 말한다.

6. "기록물분류기준표"란 처리부서별, 단위업무별로 보존기간, 보존장소, 보존방법, 비치여부 등을 정한 기준을 말한다.

7. “전자기록생산시스템”이란 행정자치부「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템을 말한다.

8. “기록관리시스템”이라 함은 기록물관리부서에서 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

9. “영구기록물관리시스템”이란 당사 기록물 중 영구기록물의 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제2장 조직 및 업무분장

제4조(기록물처리부서)

① 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리부서의 장은 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

② 기록물관리담당자는 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 기록물분류기준 관리에 관한 사항

2. 단위업무별 기록물철 작성기준의 수립과 기록물철의 등록에 관한 사항

3. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

4. 원내 전자문서시스템 및 행정정보시스템상에서 전자기록물의 이관에 관한 사항

5. 처리부서의 기록물 보유현황 조사에 관한 사항

6. 기타 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

제5조(기록물관리부서)

① 대표이사는 당사의 기록물 관리를 위하여 기록관을 설치․운영하여야 한다.

② 기록관은 기록물관리부서에 설치하며, 기록물관리부서의 장이 기록관의 장이 된다

③ 대표이사는 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

④ 기록물관리부서의 업무는 다음의 각호와 같다.

1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물분류체계 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관에 통보

5. 국가 중요기록물의 영구기록물관리기관 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가·폐기 관리

9. 비공개기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 및 행정 자료실 관리

11. 기록물 정수 점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육운영 계획의 수립 및 시행

13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록관의 시설 및 장비관리

15. 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템의 구축 및 운영

16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람․활용지원

17. 비전자기록물의 전자화

18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

19. 기록물의 검색·열람 제공

20. 기록물 편찬․전시․홍보에 관한 사항

21. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

⑤ 비밀기록물 관련사항은 비밀 및 보안관리 주관부서에서 담당자를 지정하여 관리한다.

제3장 기록물의 관리

제 1 절 기록물의 생산 및 등록

제6조(기록물 생산)

①「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조에 따라 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 기록물관리부서의 장은 업무의 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 하여야 한다.

② 당사의 주요 정책 및 사업 등 업무수행시 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 경우에 반드시 기록물을 작성하여 보존하여야 한다.

1. 정관·규정·규칙·지침의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 주요 회의의 회의록(이사회, 대표이사·부대표이사가 참석하는 회의 등)

3. 주요 행사 시청각 기록

4. 타 기관과의 조약·협정·의정서·교류 등의 추진과 관련된 주요활동에 관한 시청각 기록

5. 대표이사 보고사항

6. 사회적으로 이슈가 되는 사건에 관련사항(경과보고, 결과보고 등)

7. 업무수행 중 계약체결과 관련된 기록

8. 각 부서에서 발간하는 간행물

9. 그밖에 기록물관리기관의 장이 기록물의 생산이 필요하다고 인정하는 사항

제7조(기록물의 등록)

① 처리부서의 장은 업무수행에 따라 기록물을 생산·접수한 경우 [별지 제1호] 서식의 기록물등록대장에 따라 전자문서시스템 및 행정정보시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록하도록 하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물은 전자기록생산시스템 또는 기록물관리시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제8조(비전자기록물의 등록) 처리부서의 장은 비전자적으로 생산·접수한 기록물에 대하여 제7조에 따라 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

제 2 절 기록물의 분류 및 편철

제9조(기록물의 분류 및 편철) 기록물은 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 생산한 즉시 기록물관리부서의 장이 별도로 정하는 기록물분류기준표[별지 제2호] 서식에 따라 소관부서별, 단위업무별로 분류하여 등록하여야 한다.

제10조(기록물분류기준표)

① 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제19조 제1항에 따라 업무과정에 기반한 기록물분류기준표를 작성·운영 하여야 한다.

② 기록물분류기준표에는 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀 여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 직제개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 [별지 제3호] 서식에 의하여 기록물분류기준표 변경신청서를 작성하여 기록물관리부서의 장에게 지체 없이 제출하여야 한다.

④ 「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조에 따라 기록분류기준표의 단위업무에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 아니하도록 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다.

제11조(보존기간)

① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 [별표 제1호]와 같다.

② 기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정하며, 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제12조 (접근권한 관리) 기록물관리부서의 장은 생산·접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립·시행 하여야 한다.

제3절 기록물의 이관 및 평가

제13조(기록물의 정리 및 생산현황 통보)

① 기록물관리부서의 장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철 확정 등에 관한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록물관리부서의 장에게 통보하여야 한다.

③ 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록분류기준표의 해당 단위업무에 편철하여 관리하여야 한다.

제14조(기록물의 이관)

① 각 처리부서는 생산·접수된 모든 기록물을 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보존한 후 이관 일정에 따라 기록물관리부서로 이관하여야 한다. 다만 처리부서에서 업무수행 상 계속 보관하여야 할 필요가 있는 기록물에 대하여는 기록물관리부서와 협의하여 각 처리부서에서 계속 보관하도록 할 수 있다.

② 각 처리부서는 제1항의 규정에 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 기록물을 보존기간별로 구분하여 [별지 제4호] 서식에 의한 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

③ 기록물관리부서의 장은 제1항의 규정에 의하여각 처리부서에서 이관 받은 기록물 중 국가기록대표이사가 특별히 지정한 기록물을 제외하고는 자체 관리함을 원칙으로 한다.

④ 기록물관리부서의 장은 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수해야 할 경우에는 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 해당 부서의 기록물을 인계인수 할 부서가 있으면, 인계인수하는 부서간에 [별지 제6호] 서식의 기록물인계인수 확인서를 작성하여 관리하도록 한다.

2. 업무를 승계하는 부서가 없어 해당 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 없으면 해당 기록물을 기록관으로 이관 받아 관리하여야 한다.

제15조(비밀기록물의 이관)

① 비밀기록물(대외비를 포함)이 일반문서로 재분류 된 경우 또는 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우, 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

② 비밀기록물(대외비를 포함)이 생산 후 30년이 경과한 경우 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

제16조(기록물의 이관시기 연장)

① 처리부서의 장은 부득이한 사유로 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 때에는 사전에 기록물 관리부서의 장과 협의 후 [별지 제5호] 서식에 의한 기록물이관 연기신청서를 작성·제출하여야 한다.

② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.

제17조(기록물의 인수·점검)

① 기록물관리부서는 처리부서의 이관 대상 기록물을 인수·관리 하여야 하며, 처리부서는 [별지 제6호] 서식의 인계인수 확인서를 작성·제출하여야 한다.

② 기록물관리부서는 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 등 검수절차를 거쳐야 한다.

③ 기록물관리부서는 점검 절차에서 미비 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 수정·보완 하여 재이관할 수 있도록 처리부서에 통보하여야 한다.

제18조(기록물의 평가 및 폐기)

① 기록물의 평가 및 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 기록물 처리부서의 의견 조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물관리부서의 장이 행한다.

② 기록물관리부서의 장이 제1항의 규정에 의하여 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 [별지 제8호] 서식에 의한 기록물평가 심의서를 작성하고, 이에 따라 처리하여야 한다.

제19조(기록물 공개 여부 재분류)

① 처리부서가 기록물 이관하려는 경우 그 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개여부 재분류 절차를 생략하고 이관할 수 있다.

② 기록물관리부서는 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 5년마다 공개여부를 재분류하여야 한다.

③ 기록물의 공개 여부 재분류에 대하여 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물관리부서의 장이 행한다.

제4절 기록물의 보존 및 관리

제20조(기록물의 보존) ① 기록물관리부서는 인수한 기록물에 대하여 기록물 형태나 보존기간, 생산부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 관한 구체적인 배열방식은 기록물관리부서의 장이 정한다.

제21조(중요기록물의 이중보존)

① 영구보존으로 분류된 기록물중 중요한 기록물에 대하여는 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체 에 수록하는 등의 방법으로 이중보존함을 원칙으로 한다.

② 기록물관리부서에서 보존하는 기록물 중 보존매체에 수록된 중요기록물은 안전한 분산보존을 위하여 해당기록물의 보존매체 사본을 국가기록원에 송부할 수 있다.

제22조(간행물의 관리)

① 간행물을 발간하는 경우, [별지 제7호] 서식에 의한 발간등록번호를 부여받아 표기하여야 한다.

② 발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물 3부를 기록물관리부서에 송부하여 보존·활용 되도록 하여야 한다.

제23조(서고관리)

① 기록물관리부서의 서고에 대하여는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존 위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

② 기록물관리부서의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 당해 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입·출고가 통제되도록 하여야 한다.

③ 기록물관리부서의 장은 기록물을 서가에 배치하는 때에는 별도로 정한 기록물 정리방안을 참고하여 배치하여야 한다.

제4장 기록물 평가심의회 운영

제24조(기록물 평가심의회의 구성)

① 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다.)는 기록물관리부서의 장이 기록물의 평가 시 수시로 구성하고, 심의회 위원은 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이상으로 구성함을 원칙으로 하되, 최소 2명 이상은 외부 전문가를 포함하여야 한다.

② 위원의 임기는 2년으로 하며, 필요시 연장할 수 있다.

③ 심의회 위원 중 민간 전문가에 대해서는 여비 및 자문비를 지급할 수 있다.

④ 심의회의 위대표이사는 기록물관리부서의 장으로 하고, 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두고 간사는 기록물관리전문요원이 맡는다.

⑤ 위대표이사는 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.

⑥ 위대표이사가 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위대표이사가 미리 지명한 위원이 그 직무를 대리한다.

제25조(심의 내용) 심의회는 다음의 사항을 심의․의결한다.

1. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조 규정에 따라 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항

2. 기록물 공개․비공개 재분류에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 기록물평가심의위대표이사가 필요하다고 인정하는 사항

제26조(심의회의 운영)

① 심의회는 위대표이사가 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

② 심의회의 위원은 평가심의에 앞서 [별지 제9호] 서식의 기록물평가 심의 서약서에 서명하여야 한다

③ 심의회는 재적 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위대표이사가 결정한다.

④ 위대표이사가 심의과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.

⑤ 심의회에서 추가검토가 필요하다가 인정한 경우에는 다음 심의회까지 심의를 유보할 수 있다.

⑥ 심의회 위원은 기록물을 평가하고자 할 때 [별지 제10호] 서식의 기록물평가 심의 의결서에 직접 서명, 날인하여야 한다.

제27조(생산부서 의견조회 및 전문요원의 심사) 전문요원은 제25조 제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 심사하기에 앞서 생산부서의 의견을 조회해야 한다. 그 이후 전문요원의 심사를 거쳐 그 결과를 [별지 제10호] 서식의 기록물평가 심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

제28조(폐기심의 기준) 폐기 심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 가운데 다음과 같은 기록물은 폐기를 보류 하여야 한다.

1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물

2. 법적․증빙적 자료로서 보존이 필요한 기록물

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물

4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물

5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물

6. 그 밖에 제11조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속 보존이 필요한 기록물

제29조(비밀엄수 의무 등) 위대표이사와 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 개인적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니된다.

제30조(심의회 기록의 관리)

① 간사는 기록물 평가심의서, 기록물 심의의결서, [별지 제11호] 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성하여 전자기록생산시스템에 등록, 관리해야 한다.

② 기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

제5장 기록물의 전산화관리

제31조(보존시설 및 장비의 확보)

① 기록물관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존, 관리를 위하여 [별표 제2호](「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조 제1항(별표6))의 기준에 따른 보존시설‧장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

제32조(기록관리시스템 및 장비 구축)

① 기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 전자문서시스템과 연동하여 기록물의 이관과 생산현황 보고, 주요기록물의 검색과 활용 등이 가능하도록 구축 및 운영하여야 한다.

제33조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) 기록물관리부서의 장은 기록관리시스템을 효율적으로 운영할 수 있도록 시스템과 관련 장비의 정기점검을 실시하여야 한다.

제34조(주요기록물의 전산화)

① 기록물관리부서의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 당사 전체기록 물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색, 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

② 전산화 기록물은 스토리지(이동식 하드디스크를 포함한다), 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이 프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD/DVD 자료로 구분하여 관리한다.

제35조(전자기록물의 백업 및 보존)

① 기록물관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야한다.

② 기록물관리부서의 장은 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관 하여야 한다.

제6장 보안관리 및 점검

제36조(기록물관리 실태점검 및 교육)

① 기록물관리부서의 장은 처리부서의 기록물 관리실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 기록물관리책임자 또는 전직원을 대상으로 교육을 실시하여야 한다.

제37조(보안관리)

① 기록물관리부서의 장은 기록관의 전산장비 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고 당사「보안업무규칙」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 전산장비 및 보존서고는 원칙적으로 외부인사의 출입을 금지하며 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록물관리부서의 장의 허가를 받아야 한다.

③ 보존서고에 출입하는 자는 반드시 [별지 제12호] 서식의 보존서고 출입자 관리대장을 작성하여야 한다.

제38조(긴급사태 대비) 기록물관리부서의 장은 기록관의 전산장비 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태 발생에 대비하여 보안대책 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제39조(기록관의 점검)

① 기록관리시스템 운영자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

② 기록관 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고 내의 전원과 소화설비 등 시설물의 작동상태, 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부

2. 보안관리 점검표, 재난예방 점검표의 작성

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제7장 기록물의 열람

제40조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제41조(열람 및 대출의 자격)

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출 할 수 있는 자는 당사의 직원에 한한다. 다만, 당사 임직원 이외의 자가 열람을 신청하는 경우 기록물관리부서 장의 승인을 받아 열람을 할 수 있다.

② 기록관의 기록물을 열람 및 대출 하고자 하는 경우, [별지 제 13호]의 기록물 열람(대출) 신청서를 작성하여 제출하여야 한다.

제42조(열람 준수사항)

① 기록관 열람 시 준수사항으로 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안된다.

1. 기록물의 훼손․오손이나 파기

2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출

3. 기록관 시설의 훼손이나 파괴

4. 열람실 내 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하여야 한다.

③ 기록물의 열람은 기록관 직원의 입회하에 기록관 내부 및 열람실 안에서 실시하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 직원의 지시에 따라야 한다.

제43조(대출기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출신청은 기록관 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회 (7일)에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물관리부서의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제44조(열람의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람하고자 하는 경우

2. 당사 임직원 이외의 자가 열람하고자 하는 경우

(단, 학술연구 및 비영리 목적인 경우에 한해 열람 가능)

3. 다른 법령에서 기록물의 열람으로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 그 밖에 기록물의 열람으로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 열람으로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

제45조(대출 기록물의 전대금지) 기록물을 대출받은 자는 해당 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제46조(대출 기록물의 반납)

① 기록물을 대출받은 자는 정하여진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 제43조 1항 2호에 따른 정하여진 기간 내에 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장

2. 그 밖에 기록물관리부서의 장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

③ 대출 기록물이 훼손 및 분실되었을 경우 동일본이 있을 경우 이로 대체하며, 없을 경우 당사에서 정한 금액으로 변상한다.

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