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품질기록관리절차서
(주)강하넷
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문서번호
KH-402
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품질기록관리 절차서
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품 질 문 서 제 . 개 정 이 력 표
순번
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제.개정일
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개정#
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작성부서
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작성자
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주 요 개 정 내 용
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검토
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승인
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식별
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1
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2011.12.10
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0
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관리부
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-
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-
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2
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3
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문서번호
KH-402
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품질기록관리 절차서
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1. 적용범위
본 절차서는 (주)강하넷(이하 "회사"라 한다)의 품질시스템에 관련된
품질기록의 관리에 대한 책임과 권한, 방법 및 절차에 대하여 규정한다.
2. 목적
본 절차서는 품질기록에 대한 관리절차를 규정함으로써 효과적으로 운영하는데
목적이 있다.
3. 책임과 권한
3.1 생산관리부서장
3.1.1 품질기록의 관리 주관
3.1.2 품질기록에 대한 보관 및 보존관리
3.1.3 품질기록의 사용, 폐기에 대한 관리
3.2 해당부서장
3.2.1 품질기록의 파악 및 정리를 통하여 사내 기록물의 체계적 관리
4. 업무절차
4.1 보관 및 보존년한 정의
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보 관
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보 존
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발생부서에서 지정된 보관기간 동안
관리한 후 폐기하거나 주관부서로
이관하는 품질기록.
(전체 기록물은 1년간 의무 보관한다)
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원본, 사본을 발생부서에서 해당 업무
기간 또는 보관기간 동안 관리를한 후
주관부서로 이관하여 보존년한에 따라
관리하는 품질기록.
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4.2 품질기록의 분류 및 정리
품질기록은 생산 또는 그것이 적용된 업무의 관계를 파악할 수 있도록 수집,
정리되어야 하며 식별, 색인, 분류의 세부적 기준은 본 절차서의 내용에 따
라 관리하고 현황을 ”품질기록 목록(KH-402-01)"에 명기하여야 한다.
4.3 기록의 보관 및 유지
품질기록의 보관 책임자는 해당 품질기록을 업무 특성별로 분류하여 해당부서
의 캐비넷, 서류 보관함등에 부서 단위별로 보관하여야 하며 품질기록 열람시
즉시 검색할 수 있도록 유지 관리하여야 한다.
또한, 해당부서장은 자체 보관중인 품질기록의 보관년한 경과시 품질기록을
폐기할 수 있다. 단, 보존을 요하는 문서는 생산관리부서장에게 이관한다.
보관 및 보존의 기간은 생산물 책임법(PL)등 대외적 환경을 고려하여 해당부서
에서 재 설정할 수 있다.
4.5 기록의 이관
해당부서는 보존을 요하는 기록물에 대해 다음 년도 1월중으로 이전년도 품질
기록을 정리하여 생산관리부서로 이관하여야 한다. 이관 시 파일을 재 분류
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하고 보존년한별로 파일명, 보존 및 폐기년도를 기입하여 목록과 함께 이관
하여야 한다.
생산관리부서는 이관대상 품질기록이 손상 및 훼손되지 않도록 관리 및 확인
하며 미흡한 사항에 대해 발생부서로 반송하여 시정되도록 하여야 한다.
4.6 기록의 보존 및 폐기
생산관리부서장은 보존 품질기록을 부서별 및 보존기한별로 분류하여 관리해야
하며 기록이 훼손, 분실되지 않도록 관리할 책임이 있다.
보존년한이 ISO 품질절차서에 명시되지 않았을 경우 통상 3년을 보존년한으로
규정하여 관리한다.
생산관리부서장은 익년도 1월중에 보존년한이 경과된 품질기록을 발췌하여
기록을 폐기하여야 한다. 단, 법적 또는 지식보존을 위해 문서를 보유할 경우
해당문서의 겉표지 또는 파일 표지에 “비관리본”이라는 식별표시를 하여야
한다.
품질기록관리절차서
5. 기록
이 규정의 이행에 따라 발생되는 품질기록은 다음과 같이 관리한다.
NO
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품 질 기 록 명
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서식번호
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보관및보존년한
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보관책임자
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1
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품질기록 목록
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KH-402-01
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3 년
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생산관리부
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(주)강하넷
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