문서관리 절차서

(강하넷)

www.kangha.net

통합 경영표준 (ISO 9001 / ISO 14001)

문 서 번 호

P-0801

표준 문서명

문서관리 절차서

제 정 일 자

2016.02.01

개 정 일 자

2019.03.01

개 정  N O

0

관리 팀(부서)

품질

강하넷

P0501 (Rev.0)

www.kangha.net

A4(210 × 297)

구      분

□ 제정        ■ 개정        □ 폐기

접 수 번 호

문 서 번 호

P-0801

작성부서

품질

문   서   명

문서관리 절차서

작 성 일 자

2013.03.28

개 정  N O

0

작   성   자

부서 (팀)장

신 청 사 유

ㅡ 업무분장 및 조직변경에 따른 전면 개정

팀(부서)장        검토 의견

승인권자     검토 의견

결 재 구 분

주관 팀(부서)

관련 부서 합의란 (주관 팀(부서)은 등록자가 결재 할것)

작   성

검  토

승  인

/

/

/

/

/

/

/

/

배   포

P0501 (Rev.0)

www.kangha.net

A4(210 × 297)

강하넷

문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

0

문서번호

P-0801

P A G E

1/

10

회사표준이력서

개정번호

개정일자

개정내용

0

P0501 (Rev.0)

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A4(210 × 297)

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문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

P-0801

P A G E

2/

10

<  목         차  >

1. 적용범위

2. 목적

3. 용어의 정의

4. 책임과 권한

5. 업무절차

6. 기록 및 보존

7. 관련표준

8. 별첨서식

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문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

P-0801

P A G E

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10

1. 적용범위

본 절차서는 ㈜www.kangha.net(이하"당사"라 함)의 품질/환경에 영향을 미치는 품질/환경 관련 문서의 작성

또는 접수, 검토,승인, 배포, 변경 및 유지관리에 대해 기술되는 모든 품질 문서에 대하여 적용한다.

본 절차서는 기존 구 문서 개정 시 적용함을 원칙으로 한다.

2. 목적

이 절차서는 업무와 관련된 문서의 작성, 유지, 폐지에 필요한 제반 사항을 절차화함으로써 문서

관리의 능률과 일관성을 도모하고 나아가 이해당사자의 품질/환경 등의 요구수준을 만족시키기 위함에

목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 문  서

품질 및 환경경영에 영향을 미치는 업무수행 절차 및 방법을 표준화한  것을 말한다.

3.2 절 차 서

품질 및 환경경영에 영향을 미치는 업무를 수행하는 절차에 대하여 세부적으로 표준한 것을

말한다.

3.3 지침서 및 기술표준

품질 및 환경경영에 영향을 미치는 일하는 방법 및 기준에 대한 표준화한 것을 말한다.

3.4 서  식

품질 및 환경경영 기록을 작성하기 위해 사용되는 당사의 공식적인 서식을 말한다.

3.5 자  료 (사외문서 포함)

품질 및 환경경영에 영향을 미치는 사외출처의 문서로써 접수, 검토, 등록, 배포 관리되는 것을

말한다.

3.6 관 리 본

품질 및 환경경영에 영향을 미치는 부서에 배포되는 문서 및 자료를 의미하며, 반드시 최신판을

유지하여야 하고, 배포번호를 부여하여 관리대장에 의해 관리되어야 한다.

3.7 비관리본

검토 또는 참고의 목적으로 배포되는 문서로서 문서내용 개정시 추가 배포를 하지 않는다.

3.8 원  본

본보기 또는 어떤 문서에 근본이 되는 서류

3.9 한시문서

기안문, 협조문, 사내.외 공문, 계획서 등 한시 적으로만 문서의 효력이 발생하는 자료를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 주관부서

1) 사외문서의 접수 및 대외문서 관리

2) 서식의 관리

4.2 관련 부서

1) 해당 부서에서 발행되는 문서의 작성, 검토, 승인, 배포, 및 개정, 유지관리

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제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

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2) 다른 부서에서 발행된 문서의 접수 및 유지관리

3) 자료 및 외부 출처 문서의 수집, 접수 및 유지관리

5. 업무절차

5.1 문서의 작성

1) 모든 문서는 회사표준 신청서에 의하여 제,개정,폐지를 하며 해당 업무를 가장 잘 알고 있는

사람에 의해 작성되며, 발행 전 작성 부서검토를 거쳐 승인권자의 승인을 받는다.

5.2 문서의 제정, 개정, 폐지의 사유

1) 문서의 제정

(1) 조직의 개편으로 새로운 업무가 시작되는 경우

(2) 신제품 개발 도는 신공정의 개발에 의거 시행할 필요가 있을 경우

(3) 현행 표준의 미비로 새로운 표준이 필요할 경우

2) 문서의 개정

(1) 직제 개편 또는 새로운 업무의 시행으로 현행 표준을 보완할 필요가 있을 경우

(2) 신제품 개발 또는 생산공정의 변경 및 개선, 새로운 업무의 시행으로 현행 표준을 보완

할 필요가 있을 경우

(3) 현행 표준의 미비로 보완해야 할 필요가 있을 경우

4) 개정내용 표기 방법

(1) 문서의 개정시 아래와 같이 굵은 글자체로 하고 밑줄을 그어 표기함을 원칙으로 한다

예) → 개정

5) 문서의 폐기

(1) 생산품목의 변경, 공정의 변경 등으로 현행 표준이 필요 없을 경우

5.3 표준문서의 작성 및 구성

1) 문서의 작성요령

(1) 문서의 작성은 “EXCEL”로 작성함을 원칙으로 한다.

(2) 글자체(굴림), 글자크기( 내용-10), 여백은 좌, 상 철을 할 수 있을 만큼으로 한다.

(3) 문서상 항목의 명칭 글자체는 굵게 한다.

(4) 항목번호의 구분 방법은 아래와 같이 부여 한다.

가) 1        : 문서상 항목의 명칭을 쓰고 표현한다.

나) 1.1      : 하나의 항목을 내용에 따라 소항목으로 나눌 때

다) 1)       : 항목 소항목의 대표적인 내용을 기록한다.

라) (1)      : 항목 소항목의 내용을 세분화할 필요가 있을 때

마) 가)     : 기록된 세부내용에 더욱 세분화할 필요가 있을 때

바) (가)     : 세부화한 내역의 이해를 돕기 위해 내용을 세세히 기록한다.

사) (표 1)   : 문서의 본문내용에 수록된 (표) 를 1.2.3… 순으로 표현한다

아) (그림 1) : 문서의 본문 내용에 수록된 (그림)을 1.2.3… 순으로 표현한다.

자) (서식 1) : 문서의 본문 내용의 첨부 물로 (서식)을 1.2.3…순으로 표현한다.

P0501 (Rev.0)

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문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

P-0801

P A G E

5/

10

(작성 예)

조항번호 및 세별번호

내 용 구 성

칸 띄움

글씨체

1

제목

0 칸

굴림

1.1

소제목

4 칸

10

1)

소제목 또는 서술식

9 칸

(1)

서술식, 서술식인 경우

12 칸

가)

경우 적용

16 칸

(가)

경우 적용

20 칸

2) 문서의 구성 및 배열 순서

문서의 내용 구성과 배열 순서는 다음과 같이 하는 것을 원칙으로 하되 필요 시 가감할 수

있다.

(1) 적 용 범 위 : 표준을 적용하는 조직 및 업무기능의 범위를 기술한다.

(2) 목       적 : 표준의 제정 목적을 기술한다.

(3) 용어의 정의 : 표준에서 사용하는 주요 용어에 대한 해석을 기술한다.

(4) 책임과 권한 : 표준에 정의한 업무 수행자에 대한 책임과 권한을 기술한다.

(5) 업 무 절 차 : 업무수행 시 제반 업무절차 및 방법을 기술한다.

(6) 기록의 관리 : 해당표준에서 정의한 문서 및 기록에 대한 사항을 기술한다.

(7) 관 련 표 준 : 해당표준에 정의한 관련 표준 명을 기술한다.

(8) 별 첨 서 식 : 해당표준에 관계된 첨부 문서 또는 서식 명을 기술한다.

5.4 검 토

1) 문서의 작성자는 완료된 작성문서를 자체 검토 후 해당 부서에 검토를 의뢰해야 한다.

모든 검토대상 문서는 검토자의 서명이 이루어져야 하며, 관련 부서 검토는 결재난에 검토

결과가 확인되어야 한다.

2) 작성된 문서는 해당 부서에 의해 문서의 분류, 형식, 다른 문서와의 적합 등을 검토하고,담당

임원에게 의뢰하여 절차 및 내용을 검토하여야 한다.

3) 사외로부터 입수되는 법령, 매뉴얼 장비 도면의 경우도 해당자료의 사용가능성 및 최신 본

상태를 검토하고 사용 유, 무를 결정한다.

5.5 승 인

문서의 승인권자는 다음 아래와 같이 한다.

구분

작성

검토

승인

주관

배포

품질매뉴얼

담당자

부서장

대표이사

품질

전 부서

환경매뉴얼

담당자

부서장

대표이사

품질

전 부서

절차서

담당자

부서장

경영대리인

해당부서

전 부서

지침서

담당자

부서장

경영대리인

해당부서

전 부서

기술표준

담당자

부서장

경영대리인

해당부서

전 부서

품질,환경서식

담당자

부서장

경영대리인

해당부서

전 부서

법령,고객문서

담당자

부서장

경영대리인

품질

해당 부서

P0501 (Rev.0)

www.kangha.net

A4(210 × 297)

강하넷

문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

P-0801

P A G E

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5.6 등 록

1) 승인된 문서 원본은 즉시 품질부서에 등록하여야 한다.

2) 품질 부서장은 최종 승인권자가 승인한 표준문서를 작성부서로부터 접수하여

문서목록에 등록 개정하고 이력관리를 하여야 한다.

5.7 발행 및 배포

1) 품질/환경매뉴얼 및 절차서 등의 표준은 품질 부서에서 최종 배포함을 원칙으로 한다.

2) 품질 부서장은 승인된 문서에 대해 필요한 수량을 복사하여 표준관리 대장에 배포

처 별로 기록하고 기록 후 배포하며, 배포일자 또는 인수자의 서명을 받는다.

3) 사내에서 사용되는 모든 문서는 관리 본 문서임을 식별하기 위해 표지에 관리 본임을 식별

후 배포한다.

5.8 보관 및 폐기

1) 품질 부서장은 접수한 표준 문서의 관리 및 보관의 책임과 구본 폐기의 책임이 있다.

2) 문서의 관리 본은 가장 최신의 것으로 유지 관리하며, 비관리본은 참조용으로만 사용 한다.

3) 표준 문서의 최신 본 관리는 개정 이력으로 관리한다.

4) 폐지된 구문서는 해당문서 책임자에게 회송하거나 폐기 처분함이 원칙이지만 참조용으로

필요한 경우 각 페이지 우측상단에  " 구  본 "  고무인을 청색으로 날인하여 별도로 보관할

수 있으나 업무에 활용해서는 안되며 오용되지 않도록 각별히 주의 하여야 한다.

5.9 사외자료

1) 고객으로부터 입수되는 도면, 규격 등 제품 제조에 필요한 사외입수 문서 및 환경관련 법령

등은 업무의 적용을 쉽게 하기 위해 해당 부서별로 문서관리 대장에 등록하고 보관장소에

보관한다.

2) 사외자료는 다음사항을 포함한다.

(1) 국내법규

국내법규는 품질/환경 최신 관련정보를 입수하여 개정 시 관련 부서에서 구입하여 승인권

자의 승인 후 업무에 활용하거나 관련 부서에 회람하여 업무에 활용토록 한다.

(2) KS규격, ISO, 국가/국제/단체규격 및 국제, 국가, 단체 환경 법령은 해당 부서 책임자가

주관하여 주기적으로 매 반기 관련기관(인증기관, 교육기관 등) 또는 협회에서 최신정보

에 대한 정보를 입수하여 개정 시 즉시 구입하고 문서관리 대장에 등록한 후 각  부서에

배포 또는 회람하여 전달교육을 통해 업무에 활용토록 한다.

(3) 고객지급 시방서 등의 자료는 관련  부서에서 필요 시 정보 및 자료를 입수하고 해당

부서의 검토 및 승인 후 자료관리 대장에 등록하고 업무에 활용토록 한다.

5.10 사내 서식관리

1) 서식을 활용하는  부서에서는 문서작성으로 발생되는 서식에 대해서는 품질 부서에

통보 등록  문서의 제, 개정 폐기가 함께 이루어 진다.

2) 문서의 등록 시 함께 등록되는 서식은 개발품질 부서에서 등록번호를 부여하고,

문서관리절차에 따라 처리한다.

3) 품질/환경경영 매뉴얼 및 절차서에 배포된 서식은 서식관리 대장에 등록 관리한다.

4) 품질/환경경영 매뉴얼 및 절차서의 서식은  품질 부서에서 서식번호를 부여한다.

P0501 (Rev.0)

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문서관리 절차서

제정일자

2016.02.01

제개정일

2019.03.01

개정번호

2

문서번호

P-0801

P A G E

7/

10

5.11 일반문서의 관리

1) 공문서의 접수

(1) 공문서의 접수는 경영지원 부서 문서담당자가 외부에서 접수된 공문을 받으면 문서

접수대장에 접수일, 발송 처, 제목 등을 기록하고 해당문서의 우측상단에 문서 접수 인을 날인

하고 승인권자의 결재를 받는다.

(2) 승인권자의 결재를 득한 문서는 원본을 보관하고 사본을 관련 부서에 배포하고 문서

접수대장의 확인란에 서명을 받는다.

2) 공문서의 발송

(1) 공문서는 회사에서 지정한 서식을 사용하여 작성하며 문서발송번호는 경영지원부서의

문서 담당자가 일련번호를 부여하고 발송한다.

(2) 작성된 공문서는 해당 부서에서 승인권자의 결재를 득한 후 경영지원 부서에

발송을 의뢰한다.

(3) 발송을 의뢰 받은 경영지원 부서는 문서 발송대장에 접수처, 발송일, 제목 등을 기록

하고 우측상단에 문서 발송인을 청색으로 날인하고 문서발송번호를 부여 후 우편, FAX 및

인편 등의 방법으로 송부한다.

(4) 문서번호 부여방법은 전산적 자원관리와 동일하게 하는것을 원칙으로 한다

5.12 전자매체(서버)의 관리

1) 업무의 수행문서 내용을 저장한 서버나 백업파일은 항상 최신 본 관리한다.

2) 백업CD는 해당내용의 제목, 개정일자 등을 표시하여 최신 본임을 식별할 수 있도록 관리한다.

5.13 컴퓨터시스템

1) 컴퓨터시스템의 정기점검 및 보완 등 모든 관리의 권한을 경영지원부서장이 갖는다.

2) 시스템 운용 프로그램의 선정 및 버전관리

3) 각 사용 부서의 데이터 파일 관리 감독

5.14 전산 데이터 파일

1) 데이터 파일의 관리 책임은 사용 해당 부서장이 그 권한을 가지며 담당자를 선임하여야 한다.

2) 정기적인 데이터 파일은 백업 본 작성 및 관리한다.

5.15 전산적 자원관리(ERP)

1) 고객과 일원화된 문서의 양식은 전산시스템에서 확인 할수 있으며, 전산담당 부서장은

주기적으로 대표이사에게 보고할 책임이 있다

2) 전산시스템상에 백업 및 관리되는 파일은 전산관리대장에 등록하여 관리한며 문서번호

부여방법은 다음과 같다

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Email : kangha@daum.net