기록관리절차서

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문서 식별

󰏅 관 리 본

관리번호 : CCP - 관리처 :

󰏅 비관리본

배포처 :

개정 현황

개정번호	개정일자	개정내용
01
02
03
04
05

문서 승인

구분	작성	검토	승인
서명일	2015.12.01	2015.12.01	2015.12.01
서명
직책	기획부장	품질경영부장	대표이사

목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증하고 기술축적을 위한 기록의 제공을 목적으로 한다.

적용범위

품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존, 처분 및 관리에 대하여 적용한다.

용어의 정의

품질기록

품질시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말하며 5.1.항에 나타나는 관리대상 품질기록을 총칭한다.

보존/보존년한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다.

“보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

처분

보존년한이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

. 책임과 권한

총무부서장

품질기록을 위한 문서고를 유지 관리하며, 각 부서의 요청을 받아 품질기록을보존한다.

각 부서장

문서관리 담당자를 임명하여 담당업무에서 생산된 품질기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리와 보관/보존년한을 결정하며 처분에 대해 본 절차서에 따라 관리할 책임이 있다.

 

업무절차

관리대상 품질기록

경영 검토기록

품질시스템 관리기록

품질계획서 관리기록

수주계약관리기록

문서관리 및 자료관리기록

자재구매관리기록

협력업체 관리기록

고객지급품 관리기록

제품식별 및 추적성 관리기록

공정관리기록

설비관리기록

검사 및 시험기록

계측기 관리기록

검사 및 시험상태 관리기록

부적합품 관리기록

시정조치 및 예방조치 관리기록

취급, 보관, 포장, 보존 및 인도관리기록

품질기록 관리기록

내부품질 감사기록

교육훈련기록

자격부여기록

부가서비스 관리기록

통계적기법 관리기록

제작수행 중 발생된 고객요구기록 및 당사기록

 

식별

각 부서장은 품질활동을 통하여 발생되는 관리대상 품질기록을 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 관련업무 단위로 식별 및 검색이 용이하도록 한다.

품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

수집 및 색인

품질기록의 수집은 발생순서에 따라 수집하고 파일의 색인목록표에 순서별로 기입한다.

품질기록 파일링의 분류코드는 ISO 9001의 20가지 요건에 따른다.

예) SQP - 09 - 1 또는 SQF - 09 - 11

① ②③

(1) ①은 Samdai Quality Procedure 의 머리글자 SQP로 나타낸다.

(2) ②는 ISO 9001의 20가지 요건 “9. 공정관리”에 해당한다.

(3) ③은 해당요건의 일련번호를 기입한다.

단, 양식의 특성상 상기의 방법이 곤란한 경우 간편하게 양식번호로파일링할 수 있다.

 

파일링

품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링 되어야 한다.

품질기록은 매 건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질기록이 위로 오도록 파일링 한다.

문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 하며 경우에 따라 상철도 허용한다.

규격은 A4 Size를 기준으로 하고 그 외 규격은 경우에 따라 A4 Size로 축소 또는 확대 복사하여 철한다.

보관 및 보존

보관

(1) 품질기록은 노화 또는 손상을 방지하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관하여야 한다.

(2) 품질기록은 문서고 관리 담당자의 허락 없이 제거되거나, 외부로 반출되어서는 안된다.

 

보존

(1) 품질기록의 보존년한은 각 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법 등)년한을 우선하여 따른다.

(2) 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

(3) 총무부서장은 이관기록 목록표를 검토, 확인하고 유지한다.

(4) 이관은 총무부서장이 주관하여 “매년 12월 31일 기준”으로 이관한다.

 

. 처분

보존 문서의 처분은 보존년한이 경과되었거나 계속 보존할 필요가 없다고인정되는 문서를 총무부 관리하에 주관부서에서 처분한다.

처분은 세단을 원칙으로 하여 품질기록의 보존년한이 필요한 경우 관련 부서장은 부서내 협의를 거쳐 총무부에 통보한다.

총무부서장은 보존년한이 만료된 품질기록에 대해서는 각 부서에서 작성한 이관기록 목록표를 관리하고 유지한다.

 

품질기록

 

본 절차서(문서번호 SQP-16-1)의 품질기록은 다음과 같이 기록되고 유지되어야 한다.

기 록 명	양식번호	보존년한	보관부서	비고
품질기록 관리대장	SQF-16-11	10년	각부서
이관기록 목록표	SQF-16-12	“	“

 

관련문서

문서관리 및 자료관리 절차서 (문서번호 SQF-05-01)

 

첨부

품질기록 관리대장 (첨부 1)

이관기록 목록표 (첨부 2)

 

 

첨 부 1

품질기록 관리대장 부서명 :
NO.	파일명	품 질 기 록 명	보존년한	비이고

 

첨 부 2

이관기록 목록표

 

부서명 :이관일자 :

No.	파일명	품 질 기 록 명	보존년한	처 분 확 인			비 고
				처분일	담 당	부서장

 

 

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