문서 및 정보관리절차서

업무 절차/FLOW 해설

① 관리/기술표준의 제정 필요성을 아래의 경우에 검토.

1) 업무의 처리절차,책임,권한 등을 명문화 해야 할 필요성이 있다고

    인정될 때

2) 제품개발/생산 및 서비스 수행과 관련한 업무를 표준화할 필요성이

   있다고 인정될 때

3) 신기술 및 신기법이 개발되어 적용이 필요할 때

4) 기타 표준화의 필요성이 인정될 때

⑥ 표준번호 부여 및 등록방법.

본 규정 일반사항의 표준분류체계 및 번호체계 참조

ㅡ 회사표준은은 문서목록표 또는 회사표준체계표에 등록

ㅡ 양식은 양식등록대장에 등록

⑨ 회사표준은 다음과 같은 경우 개정여부를 검토하며 개정은 처음 작성을

실시한 부서/담당이 수행함을 원칙으로한다.

1) 품질방침 및 시스템 변경시

2) 조직 및 기능의 변경시

3) QMS 규격의 변경시

4) 관련법규 및 고객의 요구사항 변경시

⑩ 제정시와 동일한 방법으로 회사표준개정 등록.

개정부분은 "굵은 글씨"로 표기하여 식별.

ㅡ 필요한 경우 서식은 서식관리대장에 개정 등록

⑭ 법적 또는 지식 보존 목적으로 유효하지 않은 문서를 보존용으로 비치

할 경우에는 아래의 "참고용"도장을 날인 후 보관하며 보통의 경우

전산 파일을 원본으로 하고 메인서버 또는 백업파일을 보관하는것을

원칙으로 한다.

⑮ 대외문서를 접수하면 해당부서에서는 접수내용을 확인하고, E-mail 등

전산으로 등록된 경우 경영대리인이 판단한 중요 문서는 출력하여

보관한다.

⑯ 접수문서의 내용주지 및 확인이 필요한 경우 해당구성원에게 회람

하거나 일정기간 게시하여 한다.

⑰ 접수문서관리는 해당부서에서 분류 및 보관 관리한다.

⑱ 당사의 자료는 ISO규격, KS규격,관련법규,고객제공문서, 엔지니어링

시방서, 도면, 설비업체에서 제공한 설비매뉴얼, 구매자료 등이 있다.

⑲ 다음 사항이 발생할 경우 고객 또는 외부로부터 자료입수

1) 고객의 품질요구사항을 만족시키기 위한 사내규격이 없거나

    불충분한 경우

2) 기존에 사용중인 사외규격 또는 국가, 국제 기술시방이 신규제정

    되거나 개정된 경우

⑳ 해당부서장은 자료구입이 필요한 경우 내용 및 여건 등을 고려하여

품질관리부서 및 관리부서에 구입요청

㉑ 지속적으로 관리를 요하는 자료에 대하여 해당부서장의 검토 및

대표이사의 승인을 득한 후 품질관리부에 등록 및 배포를 의뢰한다.

ㅡ 해당되는 경우 고객엔지니어링 규격/시방서 및 고객 요구일정에 

    따른 변경문서는 2주(근무일수)내 검토 완료한다.

㉓ 관련담당은 승인을 득한 자료를<보기>와 같이 자료등록번호를 부여

하고 자료 관리대장에 등록한 후 관리본 및 최신본임 식별하여 관련

담당에 배포.

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Email : kangha@daum.net