(강하넷)
1. 적용범위
본 문서는 품질/환경/안전보건 경영경영 시스템을 실시함에 따라 발생하는 기록에 대하여 적용한다.
2. 목적
품질/환경/안전보건 경영 활동의 결과가 규정요구사항을 만족시켰으며 그 결과 품질/환경/안전보건 경영 시스템이 효과적으로 운영되었음을 입증하는 자료인 기록을 읽기 쉽고, 식별 및 검색이 가능하도록 하고 효과적이고 합리적으로 운영함을 목적으로 한다.
3. 책임과 권한
3.1 모든 부서장은 해당 부서내 기록을 관리할 책임을 갖는다.
3.2 기록에 접하는 모든 인원은 기록으로부터 취득한 모든 내용에 대하여 외부에 누출되지 않도록 비밀을 유지 할 책임을 갖는다.
3.3 최고경영자는 고객이 계약으로서 기록 열람을 요구할 경우 그 권리부여에 대한 권한을 갖는다.
3.4 모든 부서장은 기록을 읽기 쉽고, 식별 및 검색이 가능하도록 유지할 책임을 갖는다.
4. 용어의 정의
4.1 보관
기록의 처리 완료 후 관리를 위해 해당 부서에서 캐비넷 및 파일 박스 등을 이용 관리 및 유지하는 것을 말한다.
4.2 보존
보관이 끝난 기록을 지정 부서에서 관리, 유지하는 것을 말한다.
4.3 기록
활동의 수행 또는 결과의 달성에 대한 객관적 증거를 제공하는 문서를 말한다.
4.4 보유기간
보관기간과 보존기간을 합산한 기간.
5. 업무 처리 절차
5.1 식 별
5.1.1 모든 부서장은 부서내에 발생한 기록에 식별이 가능하도록 파일명, 품질관리부서명 등을 기록하여 식별하여야 한다. 필요할 경우에는 다음의 문서번호를 부여하여 관리할 수 있다.
○○ - ○○○○ ○○ ━┳━ ━┯━ ━┯━ │ │ ┕━━━ 서식번호 또는 별도의 구분번호 │ ┕━━━━━━━ 절차서번호, 지침서번호 ┕━━━━━━━━━━━━ 부서약호 |
※ 비고 : 1. 서식이 규정되지 않은 경우는 서식번호자리에 A부터 순차적으로 번호를 부여한다.
2. 여러 서식을 하나의 파일에 묶을 경우는 서식번호자리에 대표적 서식의 서식번호를 기입한다.
3. 동일 서식 파일을 분류할 경우는 식별번호 다음에 -1, -2…을 추가적으로 부여할 수 있다. (예, 관리 - P10301-1)
5.2 보 관
기록은 지정장소를 정하여 보관하여야 한다. 보관 장소는 화재 등의 위험이나 오염 등에 노출되지 않는 장소에 보관한다.
5.3 보 호
기록은 쉽게 오염되거나, 회손 되지 않도록 하고, 파일링, 지정장소 보관 등을 실시하여 기록을 보호하여야 한다.
5.4 검 색
5.4.1 각 부서는 기록의 검색을 위하여 기록 대장을 작성하여 관리하여야 한다.
5.4.2 해당되는 개별 기록은 쉽게 검색할 수 있는 색인, 목록 등의 방법으로 관리하여야 한다.
5.4.3 개별 기록 파일은 쉽게 검색이 가능하도록 최소한 다음의 내용을 파일에 명기하여야
한다.
1) 파일명
2) 부서명
5.5 보유기간
각 기록의 보유기간은 각 절차서의 기록 및 보관에 따른다.
Email : kangha@daum.net
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