커뮤니케이션관리절차서

(강하넷)

www.kangha.net

커뮤니케이션관리절차서

1. 목적 및 적용 범위

본 절차서는 생산 또는 업무, 제품, 서비스와 관련하여 발생하는 환경적 측면과 환경 경영

시스템에 대한 대내․외 이해관계자들의 환경정보 및 환경 불만사항을 접수, 처리, 회신하는

절차를 수립, 이행하여 직․간접적인 환경영향을 최소화하는데 목적이 있으며 당사 전 부서

에 적용한다.

2. 용어의 정의

2.1 이해관계자

조직의 환경 성과에 관심이 있거나 영향을 받는 개인 또는 단체를 의미하며 조직의 내부와

이해관계자로 구분되며, 외부 이해관계자는 발주처, 감리, 감독, 자재납품업체, 하도급업자,

관청, 주민 등이 있다.

2.2 커뮤니케이션

사회 및 조직의 생활을 영위하는 행위자들 사이에 행하여지는 정보의 교환이나 전달을

의미한다.

1) 내부 커뮤니케이션

당사 내부에서 행하여지는 정보의 상호교환 및 전달을 의미하며 부서간, 부서와 현장간,

조직원 상호간에 이루어질 수 있다.

2) 외부 커뮤니케이션

당사와 외부 이해관계자들과의 정보의 상호교환 및 전달을 의미하며, 당사와 관련 있는

지역주민, 감리, 감독, 관청, 하도급업자 등과의 의사소통이 이에 해당된다.

3. 책임과 권한

3.1 부서의 환경정보 또는 환경 불만사항 접수자

1) 커뮤니케이션 관리대장 기록

2) 접수된 내용 해당 조직의 장에게 보고

3.2 해당 조직의 장

1) 접수자가 보고한 환경정보 또는 환경 불만사항 검토

2) 필요시 관련 조직과 협의하여 해결방안 강구

3) 환경정보 또는 환경 불만사항 제공자에게 그 처리결과 회신

4) 경영자 검토자료 제출시 커뮤니케이션 관련 기록 관리부에 송부

3.3 관리부서장

환경정보 또는 불만사항이 회사 전반적인 인식 필요시 내용 홍보

4. 업무절차

4.1 일반사항

1) 환경 불만사항에 대한 커뮤니케이션 내용은 신속히 처리하고 처리된 내용을 해당

이해관계자들에게 회신되어야 한다.

2) 환경에 관한 커뮤니케이션의 접수, 처리, 회신의 기록은 유지되어야 한다.

4.2 커뮤니케이션의 접수

1) 대내․외 이해관계자로부터 환경정보 또는 환경 불만사항을 접수한 자는 커뮤니케이션

관리대장의 환경정보 접수란에 해당 내용을 기록하고 조직의 장에게 보고한다.

2) 접수된 내용이 구두 및 유선으로 접수되었을 시에는 중요한 사항의 경우 그 내용을

문서화하여야 한다.

3) 해당 조직의 장은 접수된 내용을 검토하여 처리방안을 강구한다.

4.3 커뮤니케이션의 처리

4.3.1 해당 조직의 장은 접수된 내용을 검토 후 다음의 방법에 의하여 처리한다.

1) 접수된 내용이 타조직과 관련된 내용일 경우에는 커뮤니케이션 관리대장의

조치사항란의 해당란에 해당 사항을 기록 후 타조직에 송부한다.

(1) 접수된 내용이 타조직과 연계되어 있을 시는 관련 조직과 협의하여 처리한다.

(2) 정부기관 및 관련 기관의 환경 관련 지시, 단속 사항, 회사 이미지에 심한 손상이

예상되는 경우에는 관리부와 협의하여 처리한다.

(3) 현장의 경우 접수된 내용 중 비용이 발생하는 경우에는 관련 기술부서와 협의

하여 처리한다.

(4) 접수내용이 협력업체와 관련한 내용일 경우에는 해당 협력업체와 협의 후

처리한다.

2) 관리부서장은 회사 전반적으로 인식해야 할 사항이 있을 경우에는 관련 조직에

그 내용을 통보하여야 한다.

4.3.2 접수된 내용의 처리 결과는 문서화하여 기록으로 보관하여야 한다.

4.4 처리결과의 회신

1) 해당 조직의 장은 환경 불만사항을 제공한 내․외부 이해관계자에게는 그 처리결과를

회신하여야 한다.

2) 처리결과의 회신의 방법은 문서화, 유선, 직접 전달 중에서 상황에 맞게 이용하면 된다.

3) 처리결과를 회신할 때에는 커뮤니케이션 관리대장의 조치사항에 해당 내용을 기록하여야

한다.

www.kangha.net

Email : kangha@daum.net