문서화된 정보관리절차서

(강하넷)

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1.     목 적

본 규정은 당사의 품질/환경/안전보건 경영시스템 이행 과정에서 발생되는 문서화된 정보의 관리를 통하여 품질/환경/안전보건 경영시스템의 적합성과 품질/환경/안전보건 경영시스템의 효율적 운영을 입증하는데 목적이 있다.

 

2.     범 위

본 규정은 당사의 문서화된 정보에 대한 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 보존, 폐기 및 존안에 대한 전반적인 절차에 대하여 적용한다.

 

3.     책임과 권한

3.1 품질팀장은 문서화된 정보의 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 보유

및 폐기에 대하여 전반적으로 관리한다.

3.2 각 팀장은 해당 문서화된 정보의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 책임이 있다.

3.3 품질팀장은 외부출처 문서화된 정보 및 자료의 최신본을 접수, 식별,

배포하고 관리한다.

3.4 품질팀장은 존안 문서화된 정보의 식별, 수집, 색인, 파일링, 기간설정,

존안에 대하여 전반적으로 관리한다.      

 

4. 문서화된 정보관리 업무

 4.1 문서화된 정보의 수집, 식별, 색인, 파일링

   (1) 문서화된 정보는 프로세스 및 지침서에 명시된 문서화된 정보의 종류에

따라 수집되어야 한다.

   (2) 문서화된 정보는 파일 또는 바인더에 식별 가능하도록 일련번호 순으로

철하고 파일의 좌측 또는 바인더 첫 장에 목록(INDEX)을 작성 관리한다.

   (3) 문서화된 정보를 쉽게 식별할 수 있도록 사용 중인 파일에는 문서화된

정보명, 문서번호, 부서명 등이 식별되어야 하며 보존용 파일에는

문서화된 정보 서명, 부서명, 보존기간 등의 식별되어야 한다.

 4.2 문서화된 정보의 보관 및 유지

   (1) 문서화된 정보는 서류함 또는 캐비넷 등에 관리하여야 하며, 문서화된

정보의 손상이나 분실이 발생하지 각 부서장이 관리한다.

   (2) 문서화된 정보의 보관기간은 당 해 년도 1월 1일부터 12월 31일까지로

한다.

  (3) 문서화된 정보는 보관기간이 경과하면 매년 연말 업무종결 이전에 보존문서로 이관함을 원칙으로 한다. 단, 당사는 업무의 특성상 소규모 문서 및 문서화된 정보를 보유하고 있으므로 보존문서를 별도의 보존문              서로 이관하지 않고 관련 팀에서 보관문서 및 보존문서를 통합하여 유지/관리하며, 문서 및 문서화된 정보의 분량이 많을 경우 본 지침서에 의거 보존문서로 이관하여 품질팀에서 유지/관리한다.

  4.3 문서화된 정보의 보존 및 폐기

     (1) 품질팀장은 문서화된 정보의 구분 및 보존기간에 따라 보존기간을 식별표시하고 주요 문서화된 정보의 보존기간은 해당문서에 따르며 언급되지 않은 관련 문서화된 정보서의 보존기간은 최소 1년 이상이어야 하며 보존기간의 시작 기준일은 당 해 년도 문서화된 정보에 대해 그 다음해 1일을 기준으로 한다.

     (2) 고객과의 계약에 의해 특별히 보존기간이 설정된 경우에는 계약사항에

명시되어있는 기간까지 보존한다.

     (3) 문서화된 정보서는 훼손이나 분실의 우려가 없도록 철제 캐비넷 또는

서류함, 종이박스에 식별표시를 하여 보존한다.

     (4) 보유중인 문서화된 정보서의 열람 및 반출이 통제되어야 하며, 이의

허가는 해당 팀장이 관할한다.

     (5) 문서화된 정보는 발행 팀의 적절한 검토 및 승인이 있었다면 수정 할

수 있다. 단, 수정사항은 권한을 부여 받은 인원에 의해 관리되어야

한다.

     (6) 보존기간이 지난 문서화된 정보서는 해당팀장이 확인 후 폐기함을

원칙으로 한다. 해당팀장은 보존기간이 지난 문서화된 정보서를 계속

보존할 필요성이 있을 경우 “참고용”으로 식별한 후 참고용으로 존              

안 할 수 있다.

(7) 각 팀장은 문서화된 정보서의 폐기 전에 해당 제품이 고객에게 사용

중인지의 여부를 확인하여 해당되는 경우 적절한 조치를 취해야 한다.

4.4 문서화된 정보 및 문서의 참고

품질경영시스템 문서, 외부출처 문서 및 자료, 문서화된 정보 중 보존기간이 경과하였지만 회사의 운영과 역사 자료로 폐기하지 않고 참고용으로 계속 보유할 필요성이 있을 경우 이를 “참고용”으로 식별한 후 참고 문서화된 정보로 유지할 수 있으나 참고기간은 별도로 규정하지 아니한다.

4.5 존안 문서화된 정보는 별도의 문서함 또는 문서보관용 BOX를 이용하여

식별 표시하여 존안하며, 효력이 상실된 문서화된 정보(존안 문서화된

정보)가 의도하지 않는 사용을 사전에 방지하여야 한다.

4.6 문서화된 정보의 이용

모든 문서화된 정보는 체계업체 및 고객 또는 고객대리인이 이용

가능하도록 작성, 관리하며 체계업체 및 고객 또는 고객대리인이 요구 시

이용할 수 있도록 해야 한다.

 

5.    기록관리

5.1 양식관리대장

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